••• Отчет о проделанной работе

Марина ГЛАДКАЯ

Любая выполненная работа, как правило, требует, чтобы о ней отчитались. К сожалению, в повседневной практике зачастую случается, что представленный обстоятельный отчет, в котором сделан сравнительный анализ реального положения дел и обоснованы предложения по улучшению работы организации, не принят или подвергнут жесточайшей критике. Причиной тому, как считают многие, особенно молодые сотрудники, является консервативность и устаревшие взгляды руководства. При этом ими почему-то не учитывается психологический фактор, специфика человеческого восприятия. Чтобы успешно справиться с данной проблемой, важно излагать свою точку зрения убедительно, что прекрасно понимают опытные работники. Некоторые из них настолько глубоко чувствуют настроение шефа, что почти всегда могут безошибочно определить, примет ли он их предложение.

Если же вы не готовы посвящать долгие годы изучению характера своего начальника, чтобы определять, готов ли он подписать сделанный вами отчет, прислушайтесь к следующим рекомендациям.

Для того чтобы сделать свои предложения более убедительными для начальства, старайтесь подкреплять их ссылками на авторитетные источники, не забывая, однако, в достаточной степени обосновывать излагаемые тезисы. Предоставляя результаты выполненного задания, следует ссылаться исключительно на те авторитеты, которые являются таковыми для вашего начальника.

Убедительность информации в большей степени зависит от способа ее передачи: письменный доклад, который воспринимается только зрительно, менее эффективен, чем личное сообщение, когда задействованы и зрение, и слух. Вместе с тем, письменный доклад позволяет начальнику изучить представленный проект в деталях, лучше запомнить ключевые моменты, служит более удобной основой для выработки окончательного решения. Для максимально эффективного предоставления итоговой информации следует использовать как письменную, так и устную форму. Оптимальным будет устный разговор с руководителем с последующим представлением ему письменного доклада.

Согласно принципу первичности на формирование мнения человека по тому или иному вопросу в значительной степени влияет информация, которая была получена первой, а в соответствии с принципом новизны лучше запоминаются те сведения, которые получены последними. Таким образом, вначале лучше использовать личное общение как наиболее эффективный метод передачи информации. Ведь если начать с представления письменного доклада, то возражения, которые могут возникнуть у босса, опровергнуть будет куда труднее, чем если бы они возникли в ходе беседы. В личном общении хватит единственного вопроса с вашим последующим ответом него, чтобы не дать сомнениям руководителя укорениться.

Устный разговор позволит определить, под каким углом необходимо вести изложение своих предложений в отчете, даст возможность понять оценку шефом логичности предложенных вами доводов. Докладывая лично, можно уловить, на что именно начальник отреагировал отрицательно, а значит, при подготовке письменного доклада определить, где необходимо дополнительно усилить аргументацию. Беседуя, у вас появляется возможность понять реальные причины возражений шефа, а не просто констатировать, что все аргументы пропали впустую.

Для того чтобы предложения были чуть более убедительны для начальника, следует вовлечь его в подготовку. И чем большее участие он принимает, тем больше будет склонен затем принять отчет о проделанной работе полностью. Это вовсе не означает, что необходимо ежедневно посещать его кабинет, чтобы поделиться своими сомнениями или идеями. Все ключевые моменты проекта следует обсуждать с руководителем еще на подготовительной стадии.

Если же вы решили разрабатывать проект самостоятельно, не забывайте о том, что абсолютно объективная его оценка начальником просто невозможна — он непременно будет изучать информацию исходя из собственного опыта, своих убеждений и предубеждений, симпатий и антипатий. Кроме того, эмоциональный фактор способен оказать поистине огромное влияние на восприятие информации: если новая идея косвенно свидетельствует в пользу тех взглядов, которыми руководитель пользуется в своей деятельности, вся работа в целом будет восприниматься куда более близкой его собственной позиции, чем она есть на самом деле. Данный психологический эффект называют уподоблением, а обратное ему явление — контрастированием.

Когда вы представляете на суд руководителя выполненную работу, не ограничивайтесь рассказом лишь о ее достоинствах, обязательно упомяните и про недостатки. Если начальник компетентен в той области, к которой относится проект, достаточно будет указать некоторые отрицательные последствия воплощения его в жизнь (даже если данные последствия крайне маловероятны). Пусть он задумается над негативными моментами и сам сочтет их несущественными. Так вам будет легче заинтересовать его своей идеей.

Объективно излагая как положительные, так и отрицательные стороны, вам будет проще убедить начальника в целесообразности всего проекта. Кроме того, данный вид предоставления информации создает положительное впечатление в целом, что поможет получить поддержку начальства при рассмотрении конкурирующих предложений. Это важно еще и потому, что, как правило, судьба проекта решается не им единолично, а совместно с другими руководителями высокого ранга, например с его заместителями.

Таким образом, подводя итоги вышесказанному, можно сформулировать несколько ключевых правил, использование которых поможет сделать идеи более убедительными для начальства.

1. Для поддержки своих аргументов используйте ссылки на авторитетные источники, наиболее уважаемые вашим начальником, не забывая, однако, что подача информации должна быть аргументирована и убедительна сама по себе.

2. Боритесь со своей стеснительностью и предубеждением против личного общения с руководителем. Приступая к работе, обязательно изложите ему свои предложения в устной форме.

3. Предоставляйте письменный доклад только после того, как сможете выявить основные возражения начальника и сосредоточить внимание на их преодолении.

4. Постарайтесь вовлечь начальника в обсуждение своих предложений еще на начальной стадии их разработки, что является прекрасным способом обеспечить поддержку всего проекта. Выяснив сразу, какие ваши идеи по тем или иным причинам являются неприемлемыми, вы сэкономите массу времени.

5. Доклад должен быть объективным. Помните, что лучше указать на недостатки самому, чем ждать, пока это сделают окружающие. Кроме того, начальник будет лучше подготовлен к возможным возражениям со стороны других членов его команды.