Алгоритм эффективного выполнения поручений руководителя

Марина Гладкая

Выполнение распоряжений является краеугольным камнем деятельности любой организации, будь то небольшая торговая фирма или крупное производственное предприятие. Иерархическая цепочка может выглядеть примерно следующим образом: руководитель — начальник отдела — подчиненные. Так или иначе, всегда есть тот, кто ставит задачи, и тот, кто их выполняет. И чем больше ставится этих задач, тем сложнее их выполнять, а также контролировать исполнение, ведь распоряжения, данные устно, почему-то зачастую «забываются», выполняются не вовремя и не в полной мере. Как правильно поступить, чтобы этого не происходило? Давайте разберемся.

Все распоряжения условно можно разделить на 2 группы — указания и поручения.

Указание — это достаточно простой вид задания, которые подчиненному предписывается выполнить, как правило, в течение рабочего дня. Например, секретарю дается указание дозвониться до делового партнера, отправить по электронной почте письмо, сделать ксерокопию документов или найти личное дело сотрудника. Задания такого рода даются обычно в устной форме, в программе Skype или по внутреннему чату предприятия. Об исполнении подчиненный докладывает в том же формате. Схема взаимодействия в данном случае достаточно проста. Исполнителем является один человек, и координации с другими подразделениями не требуется.

Поручение — более сложный вид задания, на выполнение которого требуется несколько дней. К поручениям можно отнести, к примеру, организацию встречи с клиентом, печать в типографии рекламного буклета. Их целесообразно оформлять письменно. Если же руководитель дал задание в устной форме, сотруднику для лучшего понимания того, что от него требуется, можно письменно сформулировать поставленную перед ним задачу и согласовать с руководством. Чтобы потом не возникало никаких вопросов и накладок. В данном случае требуется четкость, ясность и полнота формулировки. Неправильно или не до конца понятые распоряжения влекут за собой неизбежные ошибки в исполнении.

В процессе выполнения того или иного поручения тот, кто его дал, может потребовать отчет о промежуточных результатах.

Итак, чтобы задание было выполнено в полном объеме и в срок, нужно:

· четко его сформулировать;

· при необходимости указать желаемые способы и методы исполнения;

· уточнить, в каком виде предпочтительно представить отчет о выполненной работе (сводный отчет, справка, таблица, график и пр.);

· установить сроки исполнения задания и даты промежуточных отчетов о ходе выполнения.

Так или иначе, эти два вида поручений содержат некие общие требования, на которых строится система. При исполнении любого задания очень важно, чтобы вы сами участвовали в определении сроков и способов его выполнения. Это поможет руководителю сформулировать параметры задания более объективно, ведь исполнитель зачастую видит более реальные сроки и пути решения вопроса.

Необходим четкий контроль соблюдения сроков. Если у вас возникают сомнения в их реальности, обязательно поставьте в известность руководителя, предложив при этом два-три способа решения проблемы. При этом объяснения а-ля «я никак не могу дозвониться до такого-то» не учитываются. Если секретарь не может связаться с нужным человеком по телефону, он обязан проинформировать руководителя об иных способах выполнения задания (отправка письма по электронной почте, доставка письма курьером, личный визит в организацию).

Система контроля предполагает обязательный письменный ответ исполнителя. Почтовые программы (например, Outlook) позволяют формировать список задач и конкретные даты исполнения. Если сроки нарушены, программа выделяет их красным цветом, и такие случаи не остаются без внимания всех заинтересованных. Функции контроля целесообразно возложить на третье лицо, которое не является заинтересованным и не имеет отношения к процессу исполнения. Данный сотрудник должен просматривать соответствующий раздел в программе, отслеживать просроченные распоряжения и письменно фиксировать фамилии сотрудников, нарушивших сроки исполнения.

Процесс получения и выполнения любого делового задания можно представить в виде четырех основных этапов:

1) непосредственно его получение;

2) работы по подготовке к выполнению;

3) процесс выполнения;

4) завершение работы и предъявление результата.

Каждый из этапов является важным и на каждом исполнителя могут подстерегать достаточно типичные ошибки, которые в состоянии свести на нет или существенно ослабить конечный результат. В связи с чем рассмотрим эти ошибки и способы их нейтрализации.