Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

Дарья Курильчик,
историк-архивист, преподаватель

Рано или поздно перед организацией встает вопрос о целесообразности дальнейшего хранения накопившихся за несколько лет документов. Отбор документов для хранения или уничтожения осуществляется на основании экспертизы их ценности. Согласно ст. 10 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» для проведения экспертизы ценности документов в государственных органах, иных организациях образуются центральные экспертные комиссии (экспертные комиссии). Индивидуальные предприниматели проводят экспертизу ценности документов без образования экспертной комиссии.

Требования к созданию, персональному составу и порядку работы ЦЭК (ЭК) определены гл. 12 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 и гл. 9 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143.

Требования к организации и порядку проведения экспертизы ценности документов закреплены в гл. 8–9 Правил работы архивов. По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Непосредственный отбор документов к уничтожению в структурных подразделениях осуществляют ответственные за делопроизводство лица. Проверку правильности произведенного отбора осуществляет ЦЭК (ЭК) организации.

Для того чтобы решить, стоит ли уничтожать документы или хранить их дальше, необходимо установить сроки хранения. В соответствии с действующим законодательством, регламентирующим вопросы архивного дела и делопроизводства в Республики Беларусь, сроки хранения документов определены постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь». Данным нормативным правовым актом установлен перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения. Он устанавливает сроки хранения документов, которые находятся как в архиве организации, так и в текущей деятельности (делопроизводстве). Перечень обязателен для применения всеми организациями Республики Беларусь независимо от их формы собственности и ведомственной подчиненности.

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если установленный срок их хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с 3-летним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2014 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2018 г.

При этом следует учитывать дополнительные условия выделения документов к уничтожению или их хранения в течение определенного срока, указанные в соответствии с п. 7 примечаний к Перечню в графе 5 «Пояснения». Так:

· «После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства» означает, что установленный Перечнем срок хранения соответствующих документов должен исчисляться с 1 января года, следующего за годом проведения такой проверки;

· «После ликвидации организации» означает, что срок хранения соответствующих документов должен исчисляться с 1 января года, следующего за годом ликвидации организации;

· «После замены новыми» означает, что срок хранения соответствующих документов должен исчисляться с 1 января года, следующего за годом утверждения (принятия) заменяющих их документов;

· «При условии замены новыми» означает, что соответствующие документы должны храниться в организации в течение установленного Перечнем срока, но не менее чем до 1 января года, следующего за годом принятия (утверждения) принятых взамен документов, даже если установленный срок их хранения уже истек;

· «После окончания ведения» применяется, как правило, при исчислении сроков хранения регистрационно-контрольных форм (книг, журналов и др.). Регистрационно-контрольные формы ведутся до их полного заполнения в течение нескольких лет. Пояснение означает, что срок хранения соответствующих документов должен исчисляться с 1 января года, следующего за годом окончания ведения соответствующей регистрационно-контрольной формы (внесения последней записи в нее).

Пунктом 102 Правил работы архивов и п. 207 Инструкции по делопроизводству установлено, что отбор документов и дел к уничтожению осуществляется по результатам экспертизы ценности документов только после подготовки сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Таким образом, до составления акта о выделении к уничтожению документов и дел, сроки хранения которых истекли, в организации необходимо составить и оформить сводные описи дел (годовые разделы сводных описей дел) постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. До тех пор пока такие описи не составлены и не утверждены, акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, не может быть утвержден и соответственно ни один документ не может быть уничтожен, даже если установленный срок его хранения уже истек.

Согласно п. 103 Правил работы архивов акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, может составляться как на дела всей организации, так и на дела отдельного структурного подразделения. На документы с отметкой «ЭПК» составляется отдельный акт. Если в акт включены дела нескольких структурных подразделений, то наименование каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.