Совместные документы

Ольга Моисеенко,
научный редактор журнала

Составление и оформление совместных документов имеет ряд особенностей, которые обусловлены наличием у них не одного автора, а нескольких. В соответствии с п. 19 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, все документы должны быть оформлены на бланках, иметь установленный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Вместе с тем для некоторых документов (в частности, для совместных) Инструкция по делопроизводству делает исключение, допуская оформлять их не на бланках, а на чистом листе бумаги, но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов. Здесь следует учитывать один нюанс: если на бланки организаций нанесен реквизит «Государственный герб Республики Беларусь», оформляя совместный документ на чистом листе бумаги, организации не имеют права воспроизводить данный реквизит самостоятельно, поскольку в соответствии с Положением о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.07.2000 № 1172, изображение данного государственного символа может осуществляться исключительно полиграфическим способом.

Порядок размещения на совместных документах эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания) нормативными документами не определен.

При подготовке совместного документа наименование организаций оформляется на одном уровне и указывается в соответствии с их полным официальным названием, закрепленным в учредительных и уставных документах.

Вид издаваемого совместного документа должен соответствовать содержанию того управленческого действия, которое изложено в документе, а также компетенции организаций, издающих этот документ. В соответствии с п. 11 Инструкции по делопроизводству совместные акты органов государственной власти и управления принимаются в виде постановлений. Если совместный документ принимают местные Советы депутатов, исполнительные и распорядительные органы, данный документ оформляется в виде решения.

Что касается совместных распорядительных документов иных организаций, в случае, если они издают одинаковые виды документов (приказы, постановления и др.), то и совместный распорядительный документ будет издан (принят) в соответствующем виде (приказ, постановление и др.). Если же организации издают разные виды распорядительных документов, то совместный распорядительный документ этих организаций будет оформлен в виде решения, имеющего одинаковую юридическую силу для каждой организации, принявшей данный документ.

Название вида документа печатается прописными буквами без разрядки.

Пунктом 46 Инструкции по делопроизводству установлено, что датой совместного документа является дата его подписания последней организацией. Таким образом, при оформлении совместного документа указывается одна дата — дата, когда его подписали все организации-авторы.

Относительно регистрационного индекса совместного документа хотелось бы отметить, что каждая организация-автор через косую черту проставляет на документе свой регистрационный индекс (слева направо в порядке указания авторов в документе). В приведенном ниже примере, наименование ООО «Марс» оформлено слева, слева же, от 0-го положения табулятора оформлен реквизит «Подпись» директора ООО «Марс». Наименование ООО «Венера» оформлено справа, реквизит «Подпись» директора ООО «Венера» также оформлен справа, от 5-го положения табулятора (100 мм от левого поля). Соответственно первый регистрационный номер принадлежит ООО «Марс», а второй — ООО «Венера».