Правила составления и оформления бланков организационно-распорядительных документов

Ольга Моисеенко,
научный редактор журнала

В целях экономии времени и унификации делопроизводственных процессов организационно-распорядительные документы (независимо от формы собственности организации, в которой они создаются) должны быть оформлены на специальных бланках. Бланк представляет собой стандартный лист бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм), на который нанесены постоянные реквизиты и оставлено место для переменных.

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, устанавливает два вида бланков: бланк для писем и общий бланк для других видов организационно-распорядительных документов, которые должны быть разработаны в строгом соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета Республики Беларусь по стандартизации, метрологии и сертификации от 21.12.2004 № 69. Рассмотрим подробнее, какие требования предъявляют нормативные документы к каждому виду бланков ОРД.

На бланк для писем должны быть нанесены следующие постоянные реквизиты:

· Государственный герб Республики Беларусь (если организации дано право использования государственной символики);

· эмблема организации или товарный знак или знак обслуживания (при его наличии, по желанию организации);

· код организации: код по ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления (для органов государственной власти и управления)» или код по ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели»;

· наименование вышестоящей организации (при ее наличии);

· наименование организации;

· наименование структурного подразделения;

· почтовый адрес отправителя;

· коммуникационные и коммерческие данные.

В соответствии со ст. 10 Закона Республики Беларусь от 05.07.2004 № 301-З «О государственных символах Республики Беларусь» изображение Государственного герба Республики Беларусь помещается на бланках документов:

· Президента Республики Беларусь;

· Палаты представителей Национального собрания Республики Беларусь;

· Совета Республики Национального собрания Республики Беларусь;

· Совета Министров Республики Беларусь;

· государственных органов, подчиненных Президенту Республики Беларусь;

· республиканских органов государственного управления и иных государственных организаций, подчиненных Правительству Республики Беларусь;

· местных Советов депутатов;

· местных исполнительных и распорядительных органов;

· Конституционного Суда Республики Беларусь;

· общих и хозяйственных судов Республики Беларусь;

· органов прокуратуры Республики Беларусь;

· государственных нотариальных контор;

· Национальной академии наук Беларуси;

· государственных научных организаций и учреждений образования;

· иных государственных организаций и на бланках документов постоянных комиссий палат Национального собрания Республики Беларусь.

При наличии вышестоящей организации на бланке указывается ее полное наименование, например, Министерство внутренних дел Республики Беларусь.

Наименование организации указывается в точном соответствии с уставом, положением о ней. Сокращенное наименование организации может указываться в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Его помещают ниже полного и заключают в скобки.

Наименование структурного подразделения на бланке документа указывается только в том случае, если документ создается от имени этого структурного подразделения и пописывается его руководителем.

Почтовый адрес отправителя оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи общего пользования, утвержденными постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 07.09.2004 № 1111. Коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера телефона, телефакса, включая код автоматической междугородней (международной) телефонной связи) помещаются ниже почтового адреса отправителя. Группы цифр в номерах телефонов дефисом или другими знаками препинания не разделяются.