Учет, хранение и использование бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь

Наталия Кондакова

Единые правила подготовки организационно-распорядительных документов, а также бланков, применяемых при их оформлении, установлены Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета Республики Беларусь по стандартизации, метрологии и сертификации от 21.12.2004 № 69, и Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.

Особенности изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь регулируются следующими актами законодательства Республики Беларусь:

· Законом Республики Беларусь от 05.07.2004 № 301-З «О государственных символах Республики Беларусь»;

· Указом Президента Республики Беларусь от 28.06.2000 № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь»;

· Положением о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.07.2000 № 1172.

Право помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов предоставлено Указом № 357 только государственным органам, иным государственным организациям. Статья 10 Закона о государственных символах в свою очередь закрепила обязанность всех государственных органов и иных государственных организаций наносить изображение Государственного герба на бланки документов. При этом изображение Государственного герба должно помещаться на бланках для письма, на общих бланках, а также на бланках конкретного вида документов.

Статьей 10 Закона о государственных символах определен перечень государственных органов, иных государственных организаций, на печатях, угловых штампах и бланках которых должно размещаться изображение Государственного герба. Отметим, что данный Закон не исключает возможность использования изображения Государственного герба негосударственными организациями, однако определяет, что такое право может предоставляться им только законодательными актами Республики Беларусь. В соответствии с требованиями Указа № 357 право помещать изображение Государственного герба на бланках негосударственных организаций, на должностных бланках документов руководителей, других должностных лиц государственных органов и иных организаций может быть предоставлено Президентом Республики Беларусь или в установленном им порядке. Указанный порядок в настоящее время не разработан. Таким образом, право помещать изображение Государственного герба на бланки документов предоставляется посредством издания декрета либо указа Президента Республики Беларусь.

Указом № 357 утверждены образцы гербовых бланков:

· для всех видов организационно-распорядительных документов на белорусском и русском языках с продольным расположением реквизитов;

· для писем на белорусском и русском языках с продольным расположением реквизитов.

В соответствии с образцами, утвержденными Указом № 357, все гербовые бланки должны оформляться на двух государственных языках (белорусском и русском). Угловой вариант расположения реквизитов при этом не допускается.

Положением № 1172 установлено, что бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб, должны изготавливаться исключительно типографским способом. Использование ксерокопий таких бланков при создании документов не допускается.

Гербовые бланки подлежат обязательному учету. Для этого на них проставляются учетные порядковые номера типографским способом или нумератором. Номера могут наноситься на левое нижнее поле лицевой стороны или на оборотную сторону бланка. Отметим, что помещение порядковых номеров на обороте позволяет использовать свободное место на лицевой стороне для проставления различных служебных отметок (регистрационного штампа входящих документов, отметки об исполнении документа и направлении его в дело и др.).

Учет гербовых бланков в организации ведется при их поступлении раздельно по видам в соответствующей учетно-регистрационной форме (карточке или журнале). Журнал (карточка) регистрации поступивших бланков документов содержит следующие реквизиты:

· наименование вида гербового бланка (общий бланк, бланк для писем, бланк для конкретного вида документа);

· дата поступления, индекс сопроводительного документа, организация — поставщик бланков (указывается дата и номер письма полиграфического предприятия, изготовившего бланки, его наименование);

· количество поступивших экземпляров, серия и номера гербовых бланков, наименование структурного подразделения государственного органа (организации), фамилия и инициалы должностного лица — получателя гербовых бланков, расписка в получении, отметки об уничтожении.