Составление и оформление сводных и законченных описей дел временного хранения и по личному составу

Наталия Кондакова

Правила составления годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения

Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения должен быть составлен и утвержден не позднее, чем через 2 года после завершения дел делопроизводством. В него включаются заголовки дел временного (свыше 10 лет) хранения.

Годовые разделы сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения в государственный архив не представляются. Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах, согласовывается ЦЭК (ЭК) организации и утверждается руководителем организации.

Правила составления законченной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения

Несколько годовых разделов (или один годовой раздел) сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения, число заголовков дел в которых достигло тысячи либо иной четырехзначной цифры, считаются законченной описью дел временного (свыше 10 лет) хранения. При ее формировании следует учитывать следующее: все заголовки дел, составляющие один годовой раздел сводной описи, должны быть включены в одну законченную опись, при этом физический объем законченной описи вместе со справочным аппаратом к ней и листом-заверителем не должен превышать 250 листов.

Правила составления справочного аппарата к сводной и законченной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения

Справочный аппарат к сводным описям дел временного (свыше 10 лет) хранения, как правило, не составляется. При необходимости могут составляться оглавление и список сокращений в соответствии с требованиями п. 122 и 124 Правил работы архивов и аналогичные правилам их составления к описям дел постоянного хранения (подробнее — в № 12 за 2014 год и № 1 за 2015 год журнала «Секретарское дело»).

Листы законченной описи и справочного аппарата к ней (кроме оглавления) нумеруются в валовом порядке в правом верхнем углу. Нумерация листов описи и справочного аппарата к ней валовая.

Правила составления итоговой записи и заверительной надписи к сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения

К годовому разделу сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения составляются итоговая запись и заверительная надпись. При этом соблюдаются правила, установленные п. 117–119 и 127 Правил работы архивов, аналогичные правилам их составления к описям дел постоянного хранения (подробнее — в № 12 за 2014 год и № 1 за 2015 год журнала «Секретарское дело»).

К законченной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения составляются титульный лист, общая итоговая запись и общая заверительная надпись. При составлении указанных документов соблюдаются требования п. 135–142 Правил работы архивов, аналогичные требованиям к составлению данных документов к законченным описям дел постоянного хранения.

Правила нумерации сводных описей дел временного (свыше 10 лет) хранения

Номера сводным описям (годовым разделам сводных описей) дел присваиваются в пределах каждого вида описи отдельно. Годовому разделу сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения присваивается самостоятельный номер по листу фонда, к которому добавляется условное обозначение «в».

Первому годовому разделу сводной описи фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи, при этом после номера каждого последующего годового раздела описи дел (до формирования законченной описи дел) в скобках указывается слово «продолжение». Например, если первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения был присвоен номер «1», то первому годовому разделу сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения будет присвоен номер «1в», второму годовому разделу сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения — номер «1в (продолжение)».

Правила внесения заголовков дел в годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения

Порядок внесения заголовков дел в годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения, их систематизации, нумерации, заполнения граф годового раздела определен п. 115–116 Правил работы архивов и аналогичен порядку внесения и систематизации заголовков дел в сводной описи дел постоянного хранения (подробнее — в № 12 за 2014 год и № 1 за 2015 год журнала «Секретарское дело»).