Организация исполнения документов

Наталия Кондакова

Контроль за исполнением документов направлен на обеспечение своевременного и качественного выполнения управленческих решений и получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности организации в целом, ее отдельных структурных подразделений и конкретных работников.

Различают два основных направления проведения контроля:

· по существу поставленных вопросов — выполняется непосредственными исполнителями и руководителями структурных подразделений;

· за сроками исполнения — выполняется службой ДОУ.

· Система контроля исполнения документов включает:

· учет контролируемых документов и их своевременное доведение до исполнителей;

· контроль за сроками исполнения;

· проверку и регулирование хода исполнения, снятие документов с контроля;

· учет и отчетность о результатах исполнения;

· оценку состояния исполнительской дисциплины.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы (входящие, исходящие и внутренние), которые по своему характеру требуют решения (ответа). Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов заполняется регистрационно-контрольная карточка на бумажном носителе или регистрационно-контрольная форма в автоматизированной системе ДОУ. Учет контролируемых документов и контроль их исполнения строятся на основе регистрационных данных, отраженных в РКК этих документов.

Контроль исполнения документа начинается с создания для соответствующего документа контрольной карточки, в которую заносится информация о документе, поручениях, сформированных по данному документу, а также установленных сроках исполнения и назначенных исполнителях. Из РКК формируются справочные и контрольные картотеки и (или) автоматизированные базы данных, с помощью которых осуществляются справочная работа по документам и контроль за сроками их исполнения.

Количество экземпляров РКК на бумажном носителе, заполняемых на документ, определяется числом справочных и контрольных картотек. Также при ручной регистрации документов (на бумажных РКК) на один контролируемый документ может быть заполнено несколько РКК в соответствии с числом исполнителей, заданий или различными сроками исполнения.

При ведении регистрации документов в электронном виде с использованием АСДОУ создается единая РКК документа, которая заполняется при воде документа в систему. При постановке данного документа на контроль в РКК необходимо лишь внести сведения о сроках и исполнителях, при этом повторно вводить данные о самом документе не требуется.

На документах, подлежащих контролю, проставляется специальная «Отметка о контроле». На бумажных документах она может проставляться от руки или с помощью штемпеля. Для проставления отметки на документе удобнее использовать соответствующий штамп, а также включить в нее указание на конкретный срок исполнения.

При использовании АСДОУ для документов, исполнение которых контролируется, может быть предусмотрено проставление соответствующего признака непосредственно в РКК и дополнения ее информацией об исполнителях и установленных сроках исполнения.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, для поступивших — с даты поступления. Они могут быть типовыми или индивидуальными. Типовые сроки исполнения документов устанавливаются нормативными правовыми актами Республики Беларусь; индивидуальные указываются в тексте документа или в резолюции руководителя.

Документ, для которого типовой или индивидуальный срок исполнения не установлен, должен быть исполнен в течение 15 дней, если иное не установлено актами законодательства Республики Беларусь. Если крайняя дата исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, он должен быть исполнен не позднее предыдущего рабочего дня. В случае, когда срок исполнения документа определяется с использованием предлога «до» или «к», указанная за ним дата является крайней датой исполнения.