Новое в работе с документами в электронном виде

Вячеслав Носевич,
директор БелНИЦЭД, кандидат исторических наук

Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 10.12.2014 № 240 «О внесении изменений и дополнений в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4» внесены дополнения и изменения в Инструкцию по делопроизводству в государственных органах, иных организациях. Они вступили в силу со 2 января 2015 г. Большинство изменений касается работы с документами в электронном виде, роль которых в последние годы неуклонно возрастает. Вспомним, что в Указе Президента Республики Беларусь от 04.04.2013 № 157 «О внесении изменений и дополнений в некоторые указы Президента Республики Беларусь» все государственные органы и организации к 2016 году должны быть оснащены системами электронного документооборота, имеющими возможность, во-первых, взаимодействовать с системой межведомственного электронного документооборота государственных органов, во-вторых, использовать сертифицированные средства электронной цифровой подписи. К этому же сроку все они должны принять меры, обеспечивающие поэтапное сокращение количества документов на бумажных носителях.

По-новому изложен п. 44 Инструкции по делопроизводству, который касается реквизита «Коммуникационные и коммерческие данные», указываемого на бланке организации. Теперь в составе этого реквизита требуется указывать официальный адрес электронной почты, который ранее проставлялся по усмотрению организации.

Причина этого изменения в том, что электронная почта стала одним из основных способов доставки корреспонденции. Условия регистрации электронных адресов (почтовых ящиков) содержат лишь одно обязательное требование: адрес должен быть уникальным. Любое физическое или юридическое лицо может приобрести любое количество адресов электронной почты с любыми наименованиями, в том числе и совпадающими с названиями другой организации. Для того чтобы корреспонденция, отправляемая с такого адреса, вызывала доверие, адрес должен быть официальным. Указав его на своем фирменном бланке, организация тем самым признает, что доступ к этому ящику находится под ее контролем: только уполномоченный сотрудник этой организации знает соответствующий пароль и может отправлять сообщения с данного адреса. Далее в п. 141.9 особо оговорено, что официальным адресом электронной почты является адрес, указанный на бланке организации.

Изменение, коснувшееся п. 53 (реквизит «Резолюция»), на первый взгляд не связаны с переходом на электронный документооборот. В пункте добавилось требование о том, что резолюции руководителей по исполнению поручений оформляются на отдельных листах. Но побудительным мотивом послужила практика органов государственного управления, при которой входящие документы сканируются и помещаются в СЭД организации, в которой и происходит дальнейшая работа с ними. В таких условиях прежняя практика нанесения рукописной резолюции непосредственно на документ уже не срабатывает, поскольку бумажный оригинал в обращении внутри организации не участвует. Если руководитель, создающий резолюцию, сам пользуется СЭД, он имеет возможность сформировать и подписать электронную резолюцию (поручение) в виде элемента регистрационно-контрольной карточки, которая представляет собой запись в базе данных СЭД. Но такое пока случается редко. Многие руководители, к сожалению, не работают напрямую с СЭД и не имеют личных ключей ЭЦП. В такой ситуации единственным способом создания юридически значимой резолюции-поручения оказывается ее оформление и подписание на отдельном листе, который затем сканируется и также помещается в систему, либо соответствующая запись в РКК формируется на основе резолюции помощником руководителя, не имеющим права подписи. При этом электронная версия поручения обеспечивает быстроту его рассылки и исполнения, а подписанный бумажный оригинал — возможность подтвердить правомочность в необходимых случаях.

Очевидно, что в дальнейшем, когда практика работы с СЭД повсеместно охватит первых лиц организаций, такое требование станет излишним. Но на переходном этапе оно необходимо. Это позволит, в частности, предотвратить практику, когда руководитель негласно передоверяет свой личный ключ выработки ЭЦП помощнику.

Претерпело изменения и правило оформления реквизита «Отметка об исполнителе», изложенное в п. 63. Раньше предписывалось указывать во второй строке этого реквизита дату создания проекта документа и имя файла, в котором он находится, а при необходимости — более подробные поисковые данные. При подготовке проектов с помощью СЭД это становится излишним: система и так фиксирует и запоминает все действия по подготовке документа, включая место его хранения. Поэтому в новой редакции данного пункта вторая строка реквизита может создаваться лишь при необходимости, то есть этот вопрос отдан на усмотрение организации. При этом вторая строка реквизита «Отметка об исполнителе» наносится только на экземпляр документа, остающийся в организации.