Составление описи дел временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу в структурном подразделении

Наталия Кондакова

Назначение описей дел структурного подразделения

Описи составляются ежегодно на дела, завершенные делопроизводством, срок хранения которых превышает 10 лет. Дела, срок хранения которых составляет менее 10 лет, как правило, в архив не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях, в которых были заведены и завершены делопроизводством, до истечения сроков их хранения, а затем уничтожаются.

Документы, созданные в деятельности структурного подразделения в течение года, подлежат включению в соответствующие описи дел структурного подразделения (отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу и дела со специальной документацией). На основании данных описей дел документы структурного подразделения передаются в архив организации. На основании описей дел структурных подразделений в архиве составляются годовые разделы сводных описей дел (отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу и дела со специальной документацией).

Правила составления описи дел временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения

Описи дел временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны быть составлены и оформлены в установленном порядке не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и представлены в архив организации в течение следующего делопроизводственного года. Таким образом, раздел описи, включающий дела, законченные делопроизводством в 2013 году, должен быть составлен в 2014 году, а сами дела должны быть переданы в архив организации в течение 2015 года.

Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений несут руководители этих подразделений (работники, ответственные за соответствующие направления деятельности).

В опись дел временного (свыше 10 лет) хранения структурного подразделения включаются заголовки дел со сроком хранения свыше 10 лет, в опись дел по личному составу включаются дела по личному составу, срок хранения которых превышает 10 лет. Документы постоянного хранения, в том числе по личному составу (например, личные дела работников, награжденных государственными наградами, которым присуждены ученые степени и (или) присвоены ученые звания и др.) включаются в соответствующий раздел описи дел постоянного хранения.

Описи дел структурных подразделений составляются в двух экземплярах, а при наличии ЭК структурного подразделения — в трех. Один экземпляр остается в структурном подразделении, второй передается в архив вместе с делами, третий подшивается к протоколу заседания ЭК.

Описи дел структурных подразделений имеют порядковые номера. Номер описи состоит из индекса структурного подразделения по номенклатуре дел организации, года, за который дела включаются в опись. К номеру описи дел по личному составу добавляется буквенное обозначение «лс», а к номеру описи дел временного (свыше 10 лет) хранения — «в». Например: 1/2013в, 2/2013лс, 3/2013в, где 1, 2, 3 — номер раздела структурного подразделения по номенклатуре дел, 2013 — год, в котором были заведены дела, «в», «лс» — обозначение, указывающее на тип описи дел (по личному составу или временного (свыше 10 лет) хранения).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления, согласовывается руководителем службы ДОУ организации, ЭК структурного подразделения (при наличии) и утверждается руководителем структурного подразделения. При наличии в структурном подразделении собственной экспертной комиссии опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК подразделения.

Правила заполнения граф описи дел временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения

Заголовки дел включаются в опись дел структурного подразделения того года, в котором они были начаты делопроизводством или поступили в организацию для продолжения делопроизводством. Заголовки дел, начатых делопроизводством в одном структурном подразделении и продолженных в другом, включаются в опись дел того структурного подразделения, в котором они были закончены.

При составлении описи дел временного (свыше 10 лет) хранения структурного подразделения соблюдаются требования, установленные п. 196 Инструкции по делопроизводству и п. 90 Правил работы архивов и аналогичные правилам заполнения описей дел постоянного хранения структурного подразделения.

В опись дел по личному составу структурного подразделения заголовки дел вносятся и систематизируются в соответствии с требованиями п. 165, 166 Правил работы архивов.

Личные дела, дела с личными карточками, невостребованные трудовые книжки уволенных работников включаются в опись дел по личному составу структурного подразделения за тот год, в котором работники были уволены, независимо от даты приказа об увольнении. Например, приказ об увольнении работника был издан 28 декабря 2010 г., а работник на основании этого приказа был уволен 20 января 2011 г. В этом случае личное дело работника и дело, в которое будет подшита его личная карточка, должны быть включены в годовой раздел сводной описи дел за 2011 год.

При внесении в опись дел по личному составу структурного подразделения личного дела работника в графе 2 «Индекс дела» указывается порядковый номер личного дела по журналу (книге) учета личных дел. В графе 3 годового раздела сводной описи «Название подраздела, заголовок дела (тома, части)» указываются фамилия, собственное имя и отчество уволенного работника в именительном падеже.