Организация документооборота в архиве организации

Дарья Курильчик,
историк-архивист, преподаватель

Для наиболее эффективного решения задач, поставленных перед архивом организации, очень важно грамотно и четко организовать движение документов внутри него. Рассмотрим подробнее основные документы, призванные упорядочить и структурировать документооборот в архиве организации.

Как правило, в документооборот архива организации входит план работы на год. В соответствии с п. 12 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, план работы состоит из разделов, соответствующих основным направлениям работы архива организации, и включает наименования конкретных видов работ.

Среди видов работ следующие:

· оказание методической помощи структурным подразделениям;

· проведение экспертизы ценности документов;

· прием документов постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу от структурных подразделений;

· составление акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению;

· составление сводной описи дел постоянного хранения, сводной описи дел по личному составу;

· составление итоговой записи к сводной номенклатуре дел о категориях и количестве дел;

· составление историко-архивной справки;

· проверка состояния делопроизводства в структурных подразделениях организации и др.

Кроме того, в плане отражаются сведения о единицах измерения работ и их объемах, бюджете рабочего времени, сроках исполнения и составе исполнителей.

При разработке плана работы и определении бюджета рабочего времени используются нормативы времени на работы, выполняемые работниками архивов организаций, утвержденные постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 22.03.2010 № 45. План подписывается руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив) и утверждается руководителем организации.

По итогам работы архивом организации в произвольной форме составляется отчет о работе за год. При этом акцент следует делать на позиции, включенные в годовой план работы. Также в отчете можно отразить сведения о выполнении мероприятий, не включенных в годовой план.

В соответствии со своими задачами работники архива организации составляют график приема дел в архив, который включает наименования структурных подразделений организации, в деятельности которых образуются архивные документы, срок приема, наименования должностей, инициалы, фамилии лиц, ответственных за передачу архивных документов в архив организации. График приема дел в архив организации подписывается руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), согласовывается с руководителями структурных подразделений организации, в деятельности которых образуются архивные документы, и утверждается руководителем организации.

В организации, в которой отсутствуют структурные подразделения, график приема дел в архив организации не составляется.

Помимо этого согласно п. 14 Правил работы архивов график передачи дел на постоянное хранение в государственный архив, представления годовых разделов сводных описей дел на рассмотрение ЭМК государственного архива или ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета составляется в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, по форме, согласованной с соответствующим государственным архивом, структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета.

Для организаций — источников комплектования государственных архивов необходимо оформление паспорта архива, который составляется в двух экземплярах и включает сведения по состоянию на 1 января.