Организация работы с входящими документами

Наталия Кондакова

Все документы организации могут быть разделены на несколько частей (документопотоков):

· входящие — документы, поступившие от внешних организаций (корреспондентов);

· исходящие — документы, направленные в сторонние организации (корреспондентам);

· внутренние — документы, изданные в организации и не предназначенные для направления в сторонние организации.

Входящий документопоток организации составляют документы:

· вышестоящих организаций, органов власти и управления;

· подведомственных организаций;

· несоподчиненных организаций (не находящихся в соподчиненной связи с данной организацией), и физических лиц.

Маршрут движения входящих документов зависит от того, кто является автором документа (вышестоящая, подведомственная или несоподчиненная организация), от значимости и сложности вопросов, изложенных в документе, а также от структуры организации и принятой в организации технологии работы с документами.

Обработка входящих документов предполагает, как правило, их:

· получение и первичную обработку;

· регистрацию и предварительное рассмотрение;

· рассмотрение руководством и передачу работникам для исполнения, ознакомления, использования;

· исполнение, использование, ознакомление.

Независимо от используемой технологии обработки документов принятая схема работы с ними должна позволять документам оперативно проходить все необходимые стадии и этапы их обработки, при этом не обусловленные необходимостью инстанции и действия с документами должны быть исключены.

Для соблюдения данных принципов на практике могут использоваться следующие приемы работы с документами:

· централизация операций по приему, первичной обработке документов (например, все документы, поступающие в организацию различными способами доставки (по почте, факсу, электронной почте и др.), обрабатываются только в службе ДОУ);

· максимальное сокращение числа инстанций прохождения документа, не обусловленных деловой необходимостью (например, предварительное рассмотрение документов, адресованных руководителю организации либо без указания конкретного адресата, позволяет исключить передачу документа на рассмотрение должностным лицам и подразделениям, к компетенции которых не относится содержание документа);

· исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (например, работник службы ДОУ сначала вносит в регистрационно-контрольную карточку данные о поступлении документа, а затем, после его рассмотрения руководством организации, вносит в ту же РКК данные резолюций; если после каждого рассмотрения этого же документа, например, начальником отдела документ будет возвращаться в службу ДОУ для внесения в РКК данных об исполнителе и сроках исполнения документа, то время движения документа — от получения до исполнителя — значительно увеличится);

· однократность регистрации документов (документы, поступающие в организацию, регистрируются один раз при поступлении; в зависимости от принятой схемы организации делопроизводства регистрация документов может осуществляться в службе ДОУ организации или в конкретном структурном подразделении);

· организация предварительного рассмотрения документов (распределение документов, поступивших в организацию, на документы, направляемые на резолюцию руководителю, его заместителям и передаваемые на исполнение непосредственно в подразделения);

· вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения;

· организация параллельного рассмотрения (исполнения) документов одновременно несколькими работниками (копирование проекта документа или передача его по электронной почте одновременно всем заинтересованным лицам);

· максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов (например, все входящие документы должны проходить одинаковые стадии обработки).

Если в организации используются различные средства автоматизации делопроизводства, то организация документооборота должна обеспечивать совместимость традиционной и автоматизированной обработки документов.

Следует отметить, что порядок работы с документами в организации должен быть закреплен в инструкции по делопроизводству или ином локальном нормативном правовом акте, регламентирующем организацию делопроизводства в данной организации.

Рассмотрим некоторые особенности работы с входящими документами после их получения организацией. Основные правила организации работы с документами, в том числе с входящими, установлены гл. 8 «Организация работы с документами» Инструкции по делопроизводству.

Вся поступающая в организацию корреспонденция принимается и обрабатывается службой ДОУ. Поступившие конверты (пакеты) вскрываются, за исключением присланных в адрес общественных организаций или имеющих пометку «Лично», которые передаются адресату. Упаковка документов, поступивших на съемных машинных носителях (дисках, дискетах и др.), не вскрывается, обработке подлежит только сопроводительная документация.

На всех поступивших документах в правом нижнем углу первого листа проставляется отметка о поступлении (регистрационный штамп).

Все поступившие в организацию документы разделяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Если в организации используется смешанная либо децентрализованная схема делопроизводства, то документы, подлежащие регистрации в структурных подразделениях, передаются по назначению исполнителям.

На нерегистрируемых документах, печатных изданиях, документах-приложениях, бланках документов регистрационный штамп не проставляется.