••• Некоторые аспекты организации документооборота

Ольга МОИСЕЕНКО,
научный редактор журнала

В соответствии с п. 138.1 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция по делопроизводству), под документооборотом понимается движение документов в пределах организации с момента их получения (если речь идет о входящих документах) или создания (когда мы говорим об исходящих и внутренних документах) и до отправки (исходящие документы), завершения исполнения или направления в дело (входящие и внутренние документы).

Учитывая, что от грамотной постановки документооборота зависит эффективность функционирования не только управленческого аппарата, но и организации в целом, к этому вопросу следует подходить предельно серьезно.

Нормативные правовые и методические документы по делопроизводству предъявляют к организации документооборота ряд требований:

· оперативность прохождения документов;

· исключение не обусловленных необходимостью инстанций прохождения и действий с документами;

· соблюдение максимального единообразия порядка прохождения и обработки основных категорий документов.

В целях унификации порядка прохождения и обработки основных категорий документов, а также исключения ненужных действий с ними в организации должны быть изданы локальные нормативные правовые акты, регламентирующие документооборот (о том, что положения этих документов обязательны к исполнению всеми работниками организации, речь даже не идет). Среди них можно назвать:

· положение о службе ДОУ;

· инструкция по делопроизводству организации;

· положение о документообороте в организации;

· положение об использовании печатей и штампов;

· должностные инструкции работникам организации;

· табель унифицированных форм документов;

· распорядительные документы руководителя организации, регламентирующие работу с документами (например, о назначении ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях организации, о назначении ответственного за архив организации) и т.д.

В обязательном порядке в организации должна существовать схема прохождения и обработки документов, которая разрабатывается службой ДОУ (лицом, ответственным за делопроизводство) и утверждается руководителем организации (п. 138.2 Инструкции по делопроизводству). Использование подобных схем исключает попадание документа к должностным лицам и в структурные подразделения, которые не имеют к нему отношения, и (или) произведение с документом дополнительных действий, в которых нет необходимости, что в свою очередь уменьшает сроки его исполнения.

Например, если в организации существует схема прохождения и обработки распорядительных документов, исполнитель, подготовивший проект приказа по основной деятельности, будет четко представлять алгоритм работы с ним: кем производится согласование проекта документа, кто его подписывает, кто и когда производит регистрацию, ознакомление, тиражирование.

В организациях со значительным документооборотом нередка ситуация, когда из-за большой загруженности руководителя рассмотрение документов затягивается на несколько дней. В данном случае можно предложить следующее: распорядительным документом руководителя организации разделить обязанности и наделить определенными полномочиями заместителей руководителя организации или иных должностных лиц (например, начальника отдела кадров, главного бухгалтера и т.д.), что должно найти отражение в должностной инструкции работникам.

Динамичный ритм современной жизни постепенно проникает и в такую, традиционно консервативную отрасль, как делопроизводство и архивное дело: в течение нескольких лет, начиная с января 2015 г., все отрасли народного хозяйства Республики Беларусь поэтапно переходят на электронный документооборот. В связи с этим постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 10.12.2014 № 240 «О внесении дополнений и изменений в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4» (далее — Постановление № 240) были внесены изменения и дополнения в Инструкцию по делопроизводству, в большей степени касающиеся вопросов организации электронного документооборота. В свете изменений, внесенных Постановлением № 240, хотелось бы обратить ваше внимание на то, что Инструкция по делопроизводству допускает ведение в организации гибридных дел, о чем в номенклатуре дел организации должна иметься отметка, сделанная в соответствии с требованиями п. 165 Инструкции по делопроизводству. Но при этом следует помнить, что в соответствии с п. 237 Инструкции по делопроизводству (внесен в нее Постановлением № 240) гибридное дело может существовать только на стадии оперативного хранения документов. После исполнения всех документов и завершения делопроизводственного года формируется дело или на бумажных носителях, или в электронном виде (то есть либо все электронные документы распечатываются и заверяются в установленном законодательством порядке, либо все бумажные документы сканируются). Однако следует учесть нюанс: в электронном виде допускается хранить только те документы, которые внесены в перечень, приведенный в приложении 20 к Инструкции по делопроизводству (внесено Постановлением № 240) и срок хранения которых не превышает 10 лет.