••• Работа в режиме многозадачности

Наталия КАПИЦА

Гай Юлий Цезарь прославился не только тем, что был грамотным политиком и талантливым стратегом. Он еще мог выполнять несколько дел одновременно. Согласно официальным источникам, Цезарь часто брал с собой бумаги на гладиаторские бои и там работал с документами. Однажды его спросили, как у него получается и на гладиаторов смотреть, и писать. Ответ был следующим: «Цезарь может делать три дела одновременно: и писать, и смотреть, и слушать».

И если много веков назад такой навык считался уникальным, то сегодня, глядя на представителей некоторых профессий, работающих в режиме многозадачности, можно сказать, что многие представители современного поколения овладели им в совершенстве. Например, секретари могут одновременно рассылать письма, отвечать на телефонные звонки и готовить кофе для босса.

И швец, и жнец, и на дуде игрец

Уже давно прошли те времена, когда секретарская профессия ассоциировалась с легкой и приятной работой для молодой девушки. Сегодня секретарь — ценнейший сотрудник, который должен обладать определенным опытом и знаниями. Работа эта очень ответственная, и найти хорошего сотрудника на данную должность — не самая легкая задача. Именно секретарь отвечает за бесперебойное функционирование всего офиса. Только ему известно, где лежат необходимые бумаги, на какое время назначены важные встречи и у кого лучше заказать канцелярские товары. Помимо этого правая рука босса просто обязана быть отличным психологом и чувствовать, когда начальник не в духе. Знание делового этикета, хорошо поставленная речь и умение общаться с посетителями — также неотъемлемая часть профессии, которую можно сравнить с настоящим искусством.

Самым распространенным мифом является тот, что при устройстве на должность офис-менеджера главным критерием выбора являются внешние данные. Это далеко не так! Сегодня у соискательниц обязательно спросят диплом о высшем образовании, попросят продемонстрировать умение работать с оргтехникой и поинтересуются знаниями определенных компьютерных программ. К тому же секретарь должен обладать навыками планирования и организации. В противном случае наладить продуктивную работу вряд ли получится.

Значимость секретарской профессии в современном мире действительно велика, поскольку без правильного управления и координирования не может функционировать ни одна успешная компания. Конечно, все глобальные проблемы всегда решает только руководитель, но его работа очень зависима от профессионализма помощника.

Ни шагу без техники

К сожалению, квалифицированных секретарей не готовит ни один вуз, поэтому многому приходится учиться уже во время работы. Так, например, чтобы все успевать, необходимо быть с техникой на «ты». Планшеты, смартфоны и прочие мультимедийные устройства позволяют быстро решать поставленные задачи и заниматься ежедневным планированием.

Современный рынок предлагает широчайший выбор мультимедийных устройств с прекрасными эксплуатационными характеристиками. Но если, например, для геймеров разрабатываются целые линейки клавиатур, мониторов и мышек, адаптированных под видеоигры, то для секретарей таких бонусов пока совсем немного. И один из них — новая клавиатура ®Bluetooth®Multi-Device Keyboard K480, недавно представленная компанией Logitech. Она адаптирована не только под компьютер, но также под планшет и смартфон, и позволяет работать на трех устройствах одновременно.

Вице-президент подразделения компьютерной периферии Шарлотта Джос говорит: «Вы заметили, как изменился способ набора текста? Сейчас люди чаще всего работают на нескольких устройствах, при этом используя несколько операционных систем. Клавиатура Logitech Bluetooth Multi-Device K480 упрощает работу, позволяет общаться быстро и комфортно независимо от того, какое компьютерное устройство или операционная система используются». Это просто незаменимые опции для технических устройств при организации работы секретаря! С новой Multi-Device Keyboard K480 можно не только печатать отчеты на компьютере, но и нажатием одной клавиши Easy-Switch™ отвечать на письма с помощью смартфона. Клавиатура полноразмерная со стандартным расположением клавиш, так что секретарь легко может использовать метод «слепой печати» при наборе текста, знание которого является важным в данной профессии.

Психологи утверждают, что для максимально успешной и продуктивной работы человек должен чувствовать себя максимально комфортно. Один неработающий принтер может стать причиной нарушения функционирования целого офиса. Приобретение средств оргтехники должно быть продиктовано, в первую очередь, соображениями целесообразности ее использования и, конечно, функциональности. А вот каким будет этот стандартный набор — в каждой организации решается индивидуально, с учетом специфики деятельности и прочих нюансов. Но даже одна необычная клавиатура порой может существенно облегчить ежедневные обязанности секретаря.

Возможно, не за горами тот день, когда производители начнут выпускать серию устройств, предназначенную специально для секретарских работников. А пока этого не случилось, стоит обратить внимание на уже имеющиеся модели, позволяющие эффективно работать в условиях многозадачности.