Вопрос читателя — ответ специалиста

Как правильно оформить для передачи в архив организации дело, подлежащее полному оформлению?

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, устанавливает, что в зависимости от сроков хранения дела подлежат полному или частичному оформлению. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.

Оформление дела начинается с момента его заведения, когда на обложке дела указываются:

· наименование вышестоящей организации;

· наименование организации;

· наименование структурного подразделения или функции (направления деятельности) организации в соответствии с номенклатурой дел;

· индекс дела по номенклатуре дел;

· заголовок дела;

· год, в котором заводится дело;

· срок хранения дела.

Непосредственно перед тем, как передать дело на архивное хранение, его необходимо подшить в твердую обложку (не менее чем на четыре прокола) или переплести (с учетом свободного чтения всех реквизитов дела). При этом из документов дела изымаются все металлические предметы, которые в процессе хранения оставляют пятна ржавчины на документах: скрепки, скобы, булавки и т.д.

Если документы имеют особую научно-историческую, художественную ценность или являются неформатными (чертежи, рукописи и т.д.), их хранят в папках с тремя клапанами и завязками или в специальных картонных коробках.

Листы в деле должны быть пронумерованы графитным карандашом в верхнем правом углу. Нумерация начинается с первого листа документов дела (внутренняя опись дела пропускается, поскольку имеет отдельную нумерацию) и заканчивается на последнем листе последнего документа дела (лист-заверитель дела в эту нумерацию не входит). Следует помнить, что листы каждого тома нумеруются отдельно: если дело с приказами руководителя организации по основной деятельности разбито на два тома, нумерация листов второго тома начнется с цифры «1».

Хотелось бы заострить внимание, что лист любого формата, который подшит за один край, нумеруется как один лист (если он сложен пополам, его следует развернуть, пронумеровать и вновь сложить). Но если лист любого формата подшит за середину (то есть сложен пополам и прошит), то его нумеруют как два листа.

Есть свои особенности и в нумерации фотографий, вырезок, выписок, чертежей и т.д. Если они наглухо наклеены на лист, то нумеруются как один лист, но если являются самостоятельным документом, то нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Если вложения нет возможности подшить, то их нумеруют и складывают в конверт, который также нумеруется и подшивается в дело (вначале нумеруют конверт, потом вложения).

В те категории дел, которые отмечены в п. 186 Инструкции по делопроизводству, необходимо подшить внутреннюю опись документов дела согласно форме, приведенной в приложении 13 к Инструкции по делопроизводству.

Для учета количества листов в деле, а также фиксации особенностей документов и формирования дела на отдельном листе составляется заверительная надпись. В ней цифрами и прописью указываются количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи (при ее наличии), наличие литерных и пропущенных номеров листов, номера листов с наклеенными фотографиями и документами (за исключением личных дел), номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак «+» (плюс).

Заверительная надпись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Кроме того, уточняются реквизиты обложки дела в соответствии с требованиями п. 188 Инструкции по делопроизводству:

· при изменении наименования вышестоящей организации, организации или структурного подразделения, при передаче дела в другую организацию или структурное подразделение в период формирования дела на обложке указывается новое наименование (сверху), а прежнее заключается в скобки;

· в заголовках дел с распорядительными документами, протоколами, состоящих из нескольких томов, указываются их номера;

· на обложке дела проставляется дата дела (крайние даты документов, включенных в дело);

· если в дело включены документы за более ранний период, чем год формирования дела, то под датой дела делается отметка «Имеются документы за … год(ы)»;

· из листа-заверителя на обложку дела выносится количество листов в деле.