Составление и оформление сводных и законченных описей дел

Наталия Кондакова

Схемы систематизации заголовков в сводной описи дел

Схема систематизации дел в описи отражается в графе 3 «Название раздела (структурного подразделения), заголовок дела (тома, части)».

Дела, включенные в опись, систематизируются в основном по нескольким признакам:

· структурному (в соответствии с принадлежностью дел к структурным подразделениям организации);

· хронологическому (по периодам или датам, к которым относятся документы);

· функциональному (с учетом функций, направлений деятельности организации);

· номинальному (по родам дел, видам и разновидностям документов).

Дела в описи группируются, как правило, не по одному, а последовательно по нескольким признакам, применение которых наиболее целесообразно.

Структурно-хронологическая схема систематизации применяется в организациях, имеющих стабильную структуру (или уже прекративших свою деятельность). При этой схеме дела группируются по структурным подразделениям, а в пределах каждой структурной группы — по времени их создания (годам).

Хронологически-структурная схема систематизации применяется, как правило, в организациях, структура которых достаточно часто менялась. При такой схеме систематизации дела группируются по времени их создания (по годам, периодам), а в пределах каждой хронологической группы — по структурным подразделениям организации.

Хронологически-функциональная и функционально-хронологическая схема систематизации применяются в бесструктурных организациях, в организациях с часто меняющейся структурой. При этой схеме дела группируются по времени их создания, а затем по функциям (направлениям деятельности).

При систематизации дел по функционально-хронологической схеме дела группируются по функциям (направлениям деятельности) организации, а затем по времени их создания.

При систематизации дел по хронологически-функциональной или функционально-хронологической схеме группы (подгруппы) дел располагаются по значимости функций (направлений деятельности). Функции располагаются в описи аналогично номенклатуре дел, составленной по функциональному принципу.

Систематизация дел в годовых разделах описей с незначительным количеством дел проводится по значимости включенных в опись дел (номинальному принципу). При систематизации дел по хронологически-номинальной схеме дела группируются по времени их создания, а в пределах каждой хронологической группы — по номинальному признаку.

При систематизации дел по номинально-хронологической схеме дела группируются по номинальному признаку, а затем по времени их создания.

Правила нумерации сводных описей (годовых разделов сводных описей) дел

Номера сводным описям (годовым разделам сводных описей) дел присваиваются в пределах каждого вида описи отдельно. Первому годовому разделу сводной описи фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи. При этом после номера каждого последующего годового раздела описи дел в скобках указывается слово «Продолжение».

Правила составления итоговой записи к годовому разделу описи дел

В конце годового раздела сводной описи дел за последней описательной статьей составляется итоговая запись, на основании которой осуществляется суммарный учет дел в описи. В ней цифрами и прописью указывается общее количество, первый и последний номера заголовков дел, включенных в годовой раздел сводной описи, отражаются особенности нумерации заголовков дел (литерные и пропущенные номера). Итоговая запись подписывается составителем и руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив) с указанием их должностей и даты подписания.

Каждое изменение объема дел в описи, если происходило их выбытие или поступление, отражается в итоговой записи к соответствующему разделу описи.

После этого оформляется новая итоговая запись к описи дел и проставляется подпись работника архива, вносящего запись.

При выбытии или отсутствии дел в графе «Примечание» описи напротив каждого выбывшего или отсутствующего дела проставляется отметка «Выбыло» или «Утрачено».