Требования к техническому оформлению организационно-распорядительной документации

Вероника Бегун

Организационно-распорядительная документация (ОРД) — это документация, обеспечивающая организацию процессов управления. При подготовке и оформлении документов используются реквизиты, состав и порядок расположения которых установлен СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69.

В соответствии с п. 23 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, документы оформляются на бланках формата А4 и А5 (в зависимости от характера и объема текста), письма — на бланках для писем организации, другие документы — на общих бланках. Если в организации часто издают тот или иной вид документа (более 200 единиц в год), то можно разработать соответствующий бланк, на котором типографским способом будут нанесены постоянные реквизиты, характерные для этого вида документа, и оставлено место для переменных. Например, на бланк приказа типографским способом будут нанесены следующие реквизиты:

· Государственный герб Республики Беларусь (в случаях, предусмотренных законодательством);

· эмблема организации или товарный знак (при его наличии, по желанию организации);

· наименование вышестоящей организации (при ее наличии);

· наименование организации;

· название вида документа (приказ);

· место составления или издания;

Может быть также отмечено место для оформления реквизитов «Дата» и «Регистрационный индекс».

При компьютерном оформлении документов в текстах межстрочный интервал на бланках формата А4 должен быть одинарный, на бланках формата А5 — точно 14 пт. Шрифт — Times New Roman, не менее 13 пт.

При подготовке таблиц выравнивание текста производится по необходимости, с переносом слов. Шрифт текста допускается уменьшать до 11 пт (п. 79 Инструкции по делопроизводству).

При оформлении реквизитов документов, которые состоят из нескольких строк, между строками используется интервал точно 14 пт, а между составными частями реквизита интервал будет одинарный. Реквизиты документов отделяются друг от друга полуторным межстрочным интервалом.