••• Итоги 2014 года: обзор нормативных правовых актов и методической литературы по архивному делу и делопроизводству в Республике Беларусь

Дарья КУРИЛЬЧИК,
историк-архивист, преподаватель

Приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 07.02.2014 № 9 утверждены Методические рекомендации по использованию документов в архивах государственных органов и иных организаций

В издании представлены методические и практические аспекты использования документов в архивах организаций Республики Беларусь независимо от формы их собственности.

Приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 18.02.2014 № 10 утверждены Методические рекомендации по применению Единого классификатора документной информации Национального архивного фонда Республики Беларусь

В методических рекомендациях изложены порядок и основные принципы работы с Единым классификатором документной информации Национального архивного фонда Республики Беларусь, который устанавливает и закрепляет единый для всех государственных архивов и архивов организаций Республики Беларусь систематизированный перечень наименований и индексов объектов классификации и классификационных группировок. Издание предназначено для работников государственных архивов и архивов организаций.

Приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 18.02.2014 № 11 утверждены Методические рекомендации о порядке выявления, учета и хранения уникальных документов

Методические рекомендации определяют порядок работы государственных архивов с уникальными документами (выявление, учет, обеспечение сохранности, использование). Предназначены для работников органов архивного дела и делопроизводства, государственных архивных учреждений.

Приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 25.04.2014 № 2 утверждены Методические рекомендации по организации работы территориального (городского или районного) архива местного исполнительного и распорядительного органа

Методические рекомендации определяют цели и функции, юридический статус территориального (городского или районного) архива местного исполнительного и распорядительного органа, категории принимаемых на хранение документов, порядок руководства, его ликвидации и реорганизации.

Приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 02.05.2014 № 25 утверждена Примерная номенклатура дел поселковых, сельских Советов депутатов и исполнительных комитетов

Примерная номенклатура дел предназначена для оказания практической помощи работникам поселковых, сельских Советов депутатов и исполнительных комитетов при составлении индивидуальной номенклатуры дел. В ней устанавливается перечень наименований дел, соответствующий порядку документирования типовых функций поселковых, сельских Советов депутатов и исполнительных комитетов, определяется оптимальный порядок расположения дел и закрепляются сроки хранения на основании нормативных документов.

Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 20.05.2014 № 116 «О внесении изменений и дополнений в некоторые постановления Министерства юстиции Республики Беларусь» внесены изменения в Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь». В соответствии с п. 3 постановления в п. 305 Перечня типовых документов слова «частных нотариусов» заменяются словами «нотариусов, осуществляющих нотариальную деятельность в нотариальном бюро».

В 2014 году опубликован Перечень документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей по конструированию изделий промышленного производства, разработке технологических процессов, производственной деятельности, научно-исследовательской деятельности, охране объектов интеллектуальной собственности, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.06.2014 № 30

В Перечне представлены виды научно-технических документов и указаны сроки их хранения в структурах, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных архивов. Издание предназначено для архивистов, документоведов, лиц, ответственных за делопроизводство и архив в организациях, проведение экспертизы ценности документов.

Постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014№ 40 «О трудовых книжках» устанавливает образец трудовой книжки, образец вкладыша к трудовой книжке и утверждает Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек.

При этом постановлением определено, что бланки трудовых книжек и вкладышей к ним образца республиканской трудовой книжки 1995 года, имеющиеся у нанимателей, являются действительными до их полного использования. Эта норма означает, что бланки трудовых книжек и вкладышей к ним, установленных постановлением, будут выдаваться после полного использования бланков трудовых книжек (вкладышей к ним) образца республиканской трудовой книжки 1995 года.

Инструкцией определены изменения в ведении трудовых книжек, заполнении сведений о работнике и работе, награждениях и поощрениях за успехи в работе, подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке, внесении изменений, дополнений в трудовую книжку, вкладыш к трудовой книжке, оформлении и выдаче дубликата трудовой книжки (вкладыша к ней), выдаче трудовой книжки.

Приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 30.06.2014 № 33 утверждены Методические рекомендации по переходу на электронный документооборот в государственном управлении Республики Беларусь

Методические рекомендации предназначены для специалистов документационного обеспечения управления в государственных органах и организациях Республики Беларусь и обобщают меры по организационному и техническому обеспечению перехода на электронный документооборот, рекомендации по организации работы с документами в электронном виде (ДЭВ) и электронными документами (ЭД) в трактовке Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», относящимися к системе организационно-распорядительной документации, в условиях смешанного документооборота. Помимо этого в рекомендациях рассматриваются вопросы передачи ДЭВ (ЭД) на хранение в архив организации и постоянное хранение.

Приказом первого заместителя директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 18.07.2014 № 35 утверждены Методические рекомендации о порядке исполнения запросов социально-правового характера, поступивших из-за рубежа

Данные методические рекомендации определяют порядок исполнения запросов социально-правового характера, поступивших из-за рубежа, в Департаменте по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, структурных подразделениях по архивам и делопроизводству главных управлений юстиции областных (Минского городского) исполнительных комитетов, государственных архивах, территориальных (городских или районных) архивах местных исполнительных и распорядительных органов, архивах государственных органов и иных организаций.

Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 12.08.2014 № 783 «О служебной информации ограниченного распространения» утверждено Положение о порядке проставления ограничительного грифа «Для служебного пользования» и ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения

При этом постановление определяет перечень сведений, относящихся к служебной информации ограниченного распространения.

В частности, п. 3 Положения определяет, что гриф «Для служебного пользования» проставляется не только на документах, но и на их приложениях, проектах и сопроводительных письмах к ним.

В соответствии с п. 5 Положения при оформлении документа (приложения к документу), содержащего служебную информацию ограниченного распространения, ограничительный гриф «Для служебного пользования» и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первого листа документа (приложения к документу), а также на первом листе сопроводительного письма к документу (при его составлении). При оформлении ограничительного грифа «Для служебного пользования» на компьютере применяется гарнитура шрифта TimesNewRoman (TimesNewRomanCyr) в обычном начертании, размер шрифта не менее 12 пт.

Помимо этого Положение определяет порядок приема, регистрации, контроля исполнения, отправки, учета, тиражирования, уничтожения документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.