А какие у вас планы на рабочий год?

Ольга Моисеенко,
научный редактор журнала

В «Толковом словаре русского языка», составленном профессором С.И. Ожеговым, одно из значений слова «план» имеет следующее определение: заранее намеченная система деятельности, предусматривающая порядок, последовательность и сроки выполнения работ.

Исходя из данного определения, можно сделать вывод, что рабочий план позволяет не только систематизировать виды выполняемых работ, но и оптимизировать время и ресурсы, необходимые для их выполнения. Конечно, вы можете вполне резонно возразить, что работа секретаря непредсказуема и динамична: с утра мы бронируем билеты на самолет в связи с внезапной командировкой шефа (о которой еще вчера никто и не догадывался!), а вечером разыскиваем антикварные сувениры для деловых партнеров. Какое уж тут планирование рабочего года!

Но, во-первых, в любой работе после цейтнота случаются затишья, а во-вторых, если вы проанализируете предыдущие рабочие годы, то наверняка сможете заметить закономерную цикличность: в определенный период времени вы выполняете определенные виды работ (например, каждый год в первой половине марта закупаете сувениры и организуете корпоративный праздник, а во второй половине ноября приступаете к составлению сводной номенклатуры дел на следующий год). То есть существует некий перечень работ, о котором вы знаете заранее, равно как и о сроках выполнения.

Более того, с большой долей вероятности можно утверждать, что вы сможете определить временные рамки, в которых лучше не планировать трудоемкие виды работ (например, в области делопроизводства), поскольку каждый год в это время у вас большая нагрузка по другим направлениям деятельности (предположим, в период отпускной компании вы заменяете инспектора по кадрам). И наоборот. Из опыта работы предыдущих лет вы сможете приблизительно спрогнозировать, какие месяцы года менее загружены, а потому могут быть использованы, скажем, для обработки дел постоянного и долговременного сроков хранения, законченных делопроизводством.

Наличие рабочего плана дисциплинирует, позволяет расставить приоритеты при решении конкретных задач, наиболее рационально распределить рабочее время. Если виды работ, которые вы осуществляете, более-менее равномерно распределены на протяжении всего года, и вы имеете четкое представление о том, какие из них первичны, а что следует сделать после и в какие сроки необходимо уложиться, с большой долей вероятности можно утверждать, что у вас не будет аврала ни при подготовке сводной номенклатуры дел, ни при проведении экспертизы ценности документов, ни при выполнении любой другой трудоемкой работы.

Кроме того, рабочий план, в котором перечислены основные виды планируемых работ, наглядно демонстрирует степень загруженности работника и может дать руководителю представление о реальном объеме решаемых секретарем задач.

В соответствии с п. 152 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, план работы структурного подразделения имеет срок хранения 3 года (во всех организациях), а индивидуальный план работника (во всех организациях) — 1 год (п. 153 Перечня). Согласно Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, план работы подлежит утверждению руководителем организации (см. приложение 3 к Инструкции по делопроизводству).