Внутренние документы организации в вопросах и ответах

Ольга Куликова

Документопоток организации можно разделить на три группы: входящие, исходящие и внутренние. Если проанализировать названия этих групп, становится очевиден основной критерий отнесения к каждой их них: к первой относятся документы, созданные за пределами организации и поступившие в нее извне; ко второй — документы, созданные внутри организации и вышедшие за ее пределы; к третьей — документы, созданные внутри организации для внутреннего использования. Таким образом, внутренний документ — это документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

По предназначению внутренние документы можно разделить на организационные (предназначенные для организации и регулирования деятельности организации), распорядительные (предназначенные для решения вопросов и задач, поставленных перед организацией) и справочно-информационные (предназначенные для информирования руководителей и работников организации о фактах или событиях). Приведем некоторые примеры для каждой из групп:

· организационные документы — учредительный договор, устав, положения (об организации, о структурных подразделениях, о документообороте в организации и т.д.), правила (в том числе внутреннего трудового распорядка), штатное расписание, регламент работы, инструкции (в том числе должностные), памятки;

· распорядительные — постановления, решения, приказы, распоряжения, указания;

· справочно-информационные — акты, протоколы, внутренние докладные записки, служебные справки, сводки.

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 в п. 139.2 устанавливает, что регистрации подлежат не только входящие и исходящие документы, но и внутренние, требующие учета и исполнения. Нерегистрируемые в организации документы должны быть включены службой ДОУ (лицом, ответственным за ведение делопроизводства в организации) в перечень документов, не подлежащих регистрации. Этот перечень в обязательном порядке утверждается руководителем организации (примерный перечень нерегистрируемых документов можно посмотреть в приложении 5 к Инструкции по делопроизводству).