Внедряем электронный документооборот: методы анализа результатов обследования организации делопроизводства

Наталия Кондакова

Одним из первых этапов проведения оргпроектных работ является обследование организации делопроизводства. Главная цель этого этапа — сбор исходных данных, наглядно демонстрирующих существующую технологию делопроизводства (принципы, приемы, методы организации работ с документами) в компании. Вместе с тем сбор исходных данных — первый этап проведения оргпроектных работ: материал, собранный в процессе предпроектного обследования, следует проанализировать, обобщить, сделать в результате анализа выводы, которые послужат основой для проектирования рациональной организации делопроизводства.

На этапе анализа используется ряд методов, часть которых совпадает с методами сбора материалов и (впоследствии) с методами проектирования (графический, статистический).

Обработка результатов обследования требует, прежде всего, систематизации собранного материала (группировки, классификации), сравнения (сопоставления, обобщений) с помощью графиков, схем, таблиц, диаграмм, текстового описания. Систематизация материалов подразумевает приведение их в определенный порядок путем классификации (группировки) собранных данных. Классификация (группировка) представляет собой распределение данных, полученных при сборе, по родственным группам. Например, документов — по корреспондентам или видам, срокам хранения; служащих — по категориям; средств оргтехники — по технологии обработки документов; хронометража, анкет — по видам операций и т.д. Основания для классификации могут быть самыми различными в зависимости от поставленных задач.

Метод сравнения — это сопоставление данных с целью выявления черт сходства или различия между ними. Например, существующей организации делопроизводства с требованиями законодательства, нормативных методических документов или существующей организации делопроизводства в обследуемом объекте с организацией делопроизводства в «образцовой» компании. Результаты сравнения являются важнейшей предпосылкой для обобщения и выводов.

При анализе обобщаются результаты визуальных единичных наблюдений, опросов, анкетирования и т.д. путем составлений сводных таблиц, графиков, схем.

Графический метод наиболее широко применяется при анализе результатов обследования, поскольку позволяет выразить собранные данные в виде схем, диаграмм, графиков, рисунков, чертежей — то есть в наиболее наглядной форме. Графический метод сочетается со статическим, что позволяет при анализе расположить исходные данные в форме таблиц и графиков.

Получив представление об обследуемом объекте, его истории, функциях, задачах, направлениях деятельности, огрпроектанты приступают к детальному анализу делопроизводственной службы. Для этого изучаются локальные нормативные правовые акты по делопроизводству — инструкции, должностные инструкции, другие документы, а также используются дополнительные сведения, собранные в результате наблюдений, бесед с работниками организации. Результаты обобщения таких сведений оформляются в виде структурной схемы подразделения, выполняющего делопроизводственные функции. Такая схема позволяет наглядно увидеть структуры делопроизводственной службы организации, ее функции и задачи, административные связи с другими подразделениями организации (отдельными работниками). Структурная схема позволяет оценить степень централизации выполнения делопроизводственных операций в организации, а также демонстрирует, какие службы организации, относящиеся к документационному обслуживанию, находятся в подчинении других структурных подразделений.

Общая численность работников делопроизводственной службы и их процентное отношение к общему количеству работников организации вычисляются на основании штатного расписания. Данные о фактическом наличии делопроизводственного персонала уточняются (на практике работники, выполняющие делопроизводственные функции, нередко зачисляются на другие должности). Полученные сведения группируются с помощью таблиц или диаграмм, что облегчает их анализ. Таблицы и диаграммы дают возможность выявить общую численность делопроизводственного персонала в аппарате управления, его процентное соотношение к общему количеству работников, специальное образование, опыт работы по специальности.

Следует помнить, что в настоящее время делопроизводственные операции в организации выполняют другие специалисты: руководство, менеджеры, экономисты, научные сотрудники и др. Эти данные, собранные, как правило, методами опроса, фотографии рабочего дня, анкетирования, затем анализируются.