Номенклатура дел в электронном виде

Андрей Сукач

Можно ли вести номенклатуру дел в электронном виде?

В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, номенклатура дел — это документ, подлежащий утверждению руководителем организации. Нормы указанного нормативного правового акта достаточно жестко закрепляют форму номенклатуры дел и порядок ее оформления.

Создание номенклатуры дел в виде электронного документа, аналогичного по своему содержанию и форме внешнего представления бумажной номенклатуре дел, технически не представляет сложностей. В случае замены при помощи электронной цифровой подписи собственноручных подписей всех должностных лиц, которые участвуют в согласовании, подписании и утверждении номенклатуры дел, такой документ будет иметь ту же юридическую силу, что и аналогичный документ на бумаге.

Однако в дальнейшем использование номенклатуры дел в виде электронного документа может вызвать сложности. По действующим правилам и в соответствии с логикой ведения номенклатуры дел в течение делопроизводственного года, а также по его завершении она может уточняться и дополняться без повторного согласования и утверждения всей номенклатуры дел. Так, под резервными индексами в нее могут вноситься новые дела, а в графе «Примечание» в процессе ведения номенклатуры дел могут проставляться различные отметки: о передаче дел в другую организацию или структурное подразделение для продолжения, о выделении дел к уничтожению, об утрате дел и др.

Таким образом, ведение номенклатуры дел является динамичным процессом, в ходе которого нередко происходит дополнение и уточнение ее содержания без необходимости повторного подписания, согласования и утверждения этого документа. Эта особенность номенклатуры дел не позволяет ее создавать в виде электронного документа, заверенного при помощи электронных цифровых подписей ответственных лиц, которые «замораживают» все содержимое такого документа и в случае его малейшего изменения становятся недействительными.

Вместе с тем использование номенклатуры дел в электронном виде возможно:

· в форме электронной копии;

· в форме справочно-информационного массива в системе электронного документооборота.

В первом случае электронная копия номенклатуры дел может быть размещена в локальной сети для централизованного доступа и использования ответственными работниками организации. Во втором информация из «эталонной» номенклатуры дел является основой для заполнения соответствующего справочника (справочников) в системе электронного документооборота, при помощи которых задаются корректные заголовки для электронных дел, осуществляется автоматическое отслеживание сроков их хранения и т.д.

Какие особенности существуют при определении сроков хранения документов в электронном виде при включении их в номенклатуру дел организации?

При определении сроков хранения документов в электронном виде следует руководствоваться теми же нормами, что и при определении сроков хранения аналогичных бумажных документов. Так, согласно п. 236 Инструкции по делопроизводству, документы в электронном виде после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажных носителях.

Вместе с тем ценность документов в электронном виде в силу их физической природы может отличаться от аналогичных документов на бумаге. С учетом этого при определении сроков хранения таких документов необходимо учитывать нормы Инструкции о порядке проведения экспертизы ценности и передачи на постоянное хранение документов в электронном виде и информационных ресурсов, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 11.05.2012 № 121.

В случае если документы в электронном виде не являются аналогами бумажных документов и для них в законодательстве или на ведомственном уровне не установлены сроки хранения, необходимо руководствоваться общими нормами законодательства по делопроизводству, устанавливающими порядок определения сроков хранения документов в организации. В частности, решение о сроках хранения таких документов должна принимать экспертная комиссия организации с учетом норм указанной выше Инструкции о порядке проведения экспертизы ценности.