Определяем сроки хранения документов

Ольга Моисеенко,
научный редактор журнала

Какими нормативными документами необходимо руководствоваться при определении сроков хранения документов организации?

В соответствии с п. 165.4 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, при составлении номенклатуры дел сроки хранения документов определяются согласно действующим перечням типовых документов и (или) ведомственным перечням документов с указанием сроков хранения, иными актами законодательства Республики Беларусь. При этом в соответствующей графе номенклатуры дел приводится ссылка на соответствующие пункты или статьи перечня.

В настоящее время в Республике Беларусь действуют перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 и ряд ведомственных перечней, учитывающих специфику документов, создаваемых в конкретной отрасли.

С полным списком действующих ведомственных перечней можно ознакомиться на информационном ресурсе органов архивного дела и делопроизводства и системы государственных архивных учреждений Республики Беларусь.

В случае если ведомственный перечень документов с указанием сроков хранения отсутствует, а в Перечне типовых документов нет необходимого вам вида документов, необходимо руководствоваться п. 165.4 Инструкции по делопроизводству: устанавливать срок хранения данному виду документов на заседании ЦЭК (ЭК) в соответствии с процедурой, описанной в Инструкции по делопроизводству.

Почему для государственных организаций, не являющихся источником комплектования государственных архивов, установлены сроки хранения документов зачастую значительно ниже, чем для других организации?

Действительно, сроки хранения, установленные для государственных организаций, не являющихся источником комплектования государственных архивов, по некоторым позициям сильно отличаются от тех сроков, которые установлены для всех остальных организаций. Например, если мы обратимся к п. 24.1 Перечня типовых документов, то увидим, что уставы организаций по месту разработки (утверждения, регистрации) хранятся постоянно в государственных органах, организациях, являющихся источником комплектования государственных архивов, в негосударственных организациях и у индивидуальных предпринимателей. Что же касается государственных организаций, не являющихся источником комплектования государственных архивов, этот же пункт Перечня типовых документов предписывает им хранить устав организации 10 лет после замены новым.

Обусловлено это тем, что каждая государственная организация в нашей стране входит в систему государственного управления Республики Беларусь. Подчиненные организации являются источником комплектования вышестоящих организаций, с которыми согласовывают и утверждают документы, некоторые документы передают в архив вышестоящей организации на постоянное и долговременное (свыше 10 лет) хранение. Таким образом, наиболее значимые документы нижестоящей организации, которая сама не является источником комплектования государственного архива, будут храниться в архивном фонде вышестоящей организации, а в случаях, предусмотренных законодательными актами Республики Беларусь, переданы в его составе на хранение в государственный архив.

Возвращаясь к нашему примеру, хотелось бы отметить: если руководитель вышестоящей организации утвердил устав подчиненной организации, один экземпляр этого устава (после замены новым) будет храниться в архиве вышестоящей организации постоянно (по месту утверждения), а в подчиненной, не являющейся источником комплектования государственного архива, — 10 лет.