Служебная командировка: ситуации, которые остались за рамками правового регулирования

Владимир Низов,
магистр права

Отмена служебной командировки

В ряде случаев нанимателям приходиться отменять ранее принятое решение о командировке. Их действия в данной ситуации законодательством не урегулированы.

Заметим, что командировка отменяется в том случае, когда ее невозможно перенести. Отмена может произойти в любой момент, вплоть до выезда работника. Нельзя считать отменой командировки ситуацию, когда работник выехал в служебную поездку или уже прибыл на место назначения и, возможно, пробыл там несколько дней. В данном случае время командировки уже пошло и командированный работник, по сути, начал выполнять командировочное задание. В подобной ситуации речь фактически идет об изменении срока командировки.

Шаг 1. Регламентация порядка отмены командировки в локальном нормативном правовом акте.

Поскольку, как уже говорилось, на законодательном уровне порядок действий в случае отмены командировки не урегулирован, целесообразно его предусмотреть на локальном уровне. Например, в положении о служебных командировках.

Шаг 2. Установление факта невозможности направления работника в служебную командировку и инициирование отмены командировки.

Инициатором отмены командировки может быть как наниматель, так и работник. Наниматель принимает решение об отмене командировки, как правило, в тех случаях, когда отпадает производственная необходимость или возможность такой поездки.

В отдельных случаях командировка невозможна по причинам, связанным с работником. Такие причины могут быть как уважительные (например, временная нетрудоспособность, не позволяющая перенести срок командировки; кража документов, необходимых для командировки, и т.п.), так и неуважительные (например, прогул). Уважительность причины в последнем случае важна для решения вопроса о компенсации уже понесенных работником расходов (например, на покупку проездных билетов).

Зачастую, если причины отмены командировки исходят от работника, нередко происходит замена командируемого.

Основанием к отмене служебной командировки может являться докладная или служебная записка руководителя подразделения, в котором трудится работник, командировку которого планируется отменить, полученные от работника документы, подтверждающие невозможность его направления в командировку (листок нетрудоспособности и т.п.).

Шаг 3. Издание приказа об отмене командировки и аннулировании командировочного удостоверения.

В соответствии со ст. 93 Трудового кодекса Республики Беларусь, п. 2 Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35, направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя. Приказы о командировании относятся к категории приказов по личному составу. Срок хранения приказов о направлении в служебную командировку зависит от продолжительности командировки: для недлительных (менее месяца) командировок — 3 года, для длительных (более месяца) — 75 лет (п. 21.4, 21.3 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140). Соответственно отмена командировки также производится аналогичным правовым актом с таким же сроком хранения и регистрационным индексом «л» (п. 142.3 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

Распорядительная часть приказа об отмене командировки оформляется в соответствии с ч. 12 п. 99 Инструкции по делопроизводству, согласно которой, если распорядительный документ отменяет ранее изданный или его отдельные положения, в последнем пункте дается ссылка на отменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, регистрационного индекса и заголовка. При этом применяется устойчивый оборот: «Признать утратившим силу приказ… от… № …». В приказе об отмене командировки, как правило, указывается также причина отмены командировки и распоряжение командированному работнику и другим должностным лицам нанимателя осуществить определенные действия, которые необходимы в связи с отменой командировки.