Что делать, если…?

Ольга Моисеенко,
научный редактор журнала

Организация была реорганизована (изменилось только название). Нужно ли пересоставлять сводную номенклатуру дел?

В соответствии с п. 154 Инструкции по делопроизводству сводная номенклатура дел подлежит пересоставлению при реорганизации, повлекшей значительные изменения в структуре организации. Изменение названия организации можно считать значительной реорганизацией с той точки зрения, что это повлечет за собой внесение изменений в учредительные документы организации, лицензию на осуществление некоторых видов деятельности, уведомление органов Фонда социальной защиты населения, налоговых органов о смене названия, замену банковских документов, бланков, печатей, штампов и т.д.

По сути, если не пересоставить сводную номенклатуру дел при смене названия организации, вы будете пользоваться номенклатурой дел несуществующей организации.

В соответствии с Инструкцией по делопроизводству номенклатура дел организации должна быть утверждена руководителем организации до 1 января того года, на который она составлена. Организация была создана в октябре. Можно ли не составлять номенклатуру дел на оставшиеся до конца года месяцы (октябрь-декабрь)?

Инструкцией по делопроизводству (п. 154) устанавливается норма, при которой в случае создания организации номенклатура дел составляется на текущий год. Это значит, что служба ДОУ организации или лицо, ответственное за ведение делопроизводства в организации, обязаны составить номенклатуру дел на текущий год, невзирая на то, что до конца года остается несколько месяцев.

Номенклатура дел организации создается «с нуля». С чего начать?

В п. 160 Инструкции по делопроизводству содержится рекомендация при составлении номенклатуры дел опираться на устав организации (положение о ней), положения о структурных подразделениях, штатное расписание, планы и отчеты о работе организации и структурных подразделений, должностные инструкции работникам, типовые и примерные номенклатуры дел, номенклатуры дел за предыдущие годы, регистрационные формы, справочные картотеки, перечни документов с указанием сроков хранения. Кроме того, Инструкция по делопроизводству рекомендует изучить состав, количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности организации.

Но насколько выполнимы эти рекомендации на практике? С большой долей вероятности можно утверждать, что если вы не ведете в организации бухгалтерские и кадровые документы, не занимаетесь рядом юридических вопросов, вы не сможете изучить большую часть документов, так или иначе затрагивающих эти вопросы. Например, штатное расписание содержит информацию финансового характера, и отдел кадров или бухгалтерия (в зависимости от того, где хранится этот документ), скорее всего, откажет в доступе к нему.

В случае если организация имеет развитую структуру, трудности с рекомендацией изучить состав, количество и содержание документов и дел могут возникнуть и в чисто физическом плане: даже их беглый просмотр в большой организации со значительным документопотоком займет много времени. Кроме того, не будем забывать о других обязанностях, от которых на время составления номенклатуры дел секретаря никто не освободит.

Для решения вопроса со сбором и обработкой информации для составления номенклатуры дел «с нуля» можно воспользоваться следующим алгоритмом.

1. Инициировать издание распорядительного документа о предоставлении информации о составе документов в структурных подразделениях организации.

2. Обработать и структурировать полученную информацию.

3. Уточнить обработанную и систематизированную информацию в структурном подразделении.

4. Определить сроки хранения документов.

5. Завизировать у руководителей структурных подразделений соответствующие разделы сводной номенклатуры дел.

6. Оформить сводную номенклатуру дел в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству (приложение 10).

7. Утвердить сводную номенклатуру дел у руководителя, сделать выписки.