Основные принципы составления сводной номенклатуры дел организации

Наталия Кондакова

Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденными постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, установлены три вида номенклатур дел: типовая, примерная и номенклатура дел организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации и унифицированными заголовками для однородных по характеру деятельности организаций и носит обязательный характер. Примерная номенклатура дел устанавливает примерные состав и индексы дел для организаций, однородных по характеру деятельности, и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами ДОУ органов управления (вышестоящих организаций), подведомственная сеть которых включает ряд однородных организаций. Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются в целях унификации группировки документов определенной категории организаций с однотипным характером деятельности и сходным составом документов и используются при составлении индивидуальных номенклатур дел.

Номенклатура дел организации — это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел организации составляется в каждой организации независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел. Номенклатуры дел составляются на дела всей организации (сводная номенклатура дел) и каждого структурного подразделения. В номенклатуру дел организации включаются дела, намеченные к заведению в делопроизводстве конкретной организации в календарном году. Она составляется и утверждается ежегодно.

При использовании типовой или примерной номенклатуры дел в номенклатуру дел организации переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации. При использовании типовой номенклатуры дел заголовок каждого дела переносится из нее полностью и может только конкретизироваться с учетом специфики формирования дел в данной организации. При использовании примерной номенклатуры дел по одному ее заголовку в номенклатуре дел организации может быть предусмотрено несколько заголовков дел, а заголовки дел с одинаковыми сроками хранения, включенные в примерную номенклатуру дел, могут быть объединены и включены в номенклатуру дел организации как один заголовок.

Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в номенклатуру дел организации без изменений, если иное не установлено актами законодательства Республики Беларусь.

Номенклатура дел организации должна включать весь объем документации, образующейся в результате деятельности данной организации, независимо от сроков их хранения.

В номенклатуру дел включаются документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, в том числе учетно-регистрационные формы (журналы, книги) и справочные картотеки. В номенклатуру дел также включаются документы, образующиеся в деятельности временно действующих коллегиальных органов (комиссий, советов и т.п.) и общественных организаций.

В номенклатуру дел не включаются Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь и другие сборники нормативных правовых актов, печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы и т.д.), указатели и другие вспомогательные документы.

Для определения состава образующихся в организации документов необходимо изучить такие документы, как устав организации (положение о ней), положения о структурных подразделениях, штатное расписание, планы и отчеты о работе организации и ее структурных подразделений, другие имеющиеся документы, определяющие деятельность организации (положения, правила, инструкции и т.д.), плановые и отчетные документы организации, номенклатуры дел за предыдущие годы.

Структурными элементами номенклатуры дел являются разделы, которые могут делиться на подразделы. Названиями разделов (подразделов) номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений организации и (или) управленческие функции или направления деятельности организации.

Сводная номенклатура дел составляется, как правило, по структурному (в соответствии с утвержденной и отраженной в штатном расписании структурой организации) или по структурно-функциональному принципу (в соответствии со штатным расписанием, управленческими функциями и направлениями деятельности организации). В бесструктурных организациях номенклатура дел составляется по функциональному принципу (в соответствии с управленческими функциями и направлениями деятельности организации).

Названиями разделов (подразделов) сводной номенклатуры дел, построенной по структурному принципу, являются наименования структурных подразделений организации.

Например:

1. Отдел документационного обеспечения управления

2. Бухгалтерия

3. Отдел кадров

4. Юридический отдел

5. Архив

6. Профессиональный союз

Названиями разделов (подразделов) сводной номенклатуры дел, построенной по структурно-функциональному принципу, являются наименования структурных подразделений организации и управленческие функции или направления деятельности организации.

Например:

1. Руководство

2. Организационно-методическая работа

3. Бухгалтерия

4. Отдел кадров

5. Архив

6. Профессиональный союз

В организациях с неустойчивой структурой номенклатура дел составляется по функциональному принципу (в соответствии с управленческими функциями и направлениями деятельности организации). Названиями разделов (подразделов) сводной номенклатуры дел, построенной по функциональному принципу, являются управленческие функции или направления деятельности организации.

Например:

1. Руководство

2. Учет и отчетность

3. Работа с кадрами

4. Работа архива

Независимо от принципа построения номенклатуры дел и утвержденной структуры организации в первый раздел включаются дела службы ДОУ.

Наименования временно действующих коллегиальных органов и общественных организаций в порядке значимости указываются в конце номенклатуры дел в качестве самостоятельных разделов.