Быстрее, точнее, эффективнее. Оптимизация работы секретаря

Ольга Градинар

Главный офисный «аксессуар»

Речь, конечно же, пойдет о вашем персональном компьютере, который сегодня является основным рабочим инструментом секретаря. Если из-за обилия ярлычков вы не можете разглядеть заставку на рабочем столе, а поиск нужного письма занимает столько времени, что быстрее было бы набрать его заново, то определенно пришло время делать «генеральную уборку». Чтобы до этого не доводить, лучше с самого начала делать как нужно, а не как получится, потому что потом все равно придется переделывать.

Говорят, у 99% ПК-пользователей в компьютере непременно есть папки, которые называются «Новая папка», «Новая папка 1», «Новая папка 2» и т.д. Если вы относитесь к числу таковых, то прямо сейчас отложите журнал в сторону, загляните в эти «Новые папки» и разложите все, что в них лежит, по другим, более подходящим, или переименуйте их в соответствии с содержимым. И вообще, возьмите себе за правило сразу давать файлам и папкам вменяемые и понятные названия, дающие представление об их «начинке», потому что уже через пару дней вы напрочь забудете, что скрывается за названием «Документ 1» или «Документ 389». Система, как уже говорилось выше, может быть любой, главное — чтобы вы в ней хорошо ориентировались и могли оперативно найти все, что нужно.

Следите за появлением новых компьютерных программ и старайтесь как можно больше узнавать о возможностях уже известных вам. Если не можете разобраться с чем-то сами, не стесняйтесь спросить у Google (он знает почти все) или обратиться за помощью к коллегам на профессиональных форумах.

Чтобы не набирать десятки раз один и тот же документ (скажем, приказ о приеме на работу), используйте шаблоны. Один раз создав все необходимые образцы, всякий раз при необходимости вы сможете открыть нужный и внести только номер, дату, ФИО и другие переменные.

Помимо привычных нам офисных программ сегодня существует масса различных полезных приложений, способных здорово облегчить работу и сэкономить время. Например, Punto Switcher позволит не думать о том, какая раскладка клавиатуры выбрана в данный момент: русская или английская. И даже если вы в спешке наберете «пщщв ьщктштп», умная программа сама заменит эту белиберду на «good morning». Пригодятся также различные «напоминалки», которые позволят всегда быть начеку и не пропускать важных дат: дней рождения сотрудников и ключевых клиентов или профессиональных праздников.

Однако не переборщите. Не стоит слишком увлекаться скачиванием и установкой всего, что попадет под руку, по принципу «авось пригодится». Прежде чем установить какую-либо программу, почитайте отзывы, убедитесь в том, что она вам действительно нужна. И используйте ПО только от проверенных производителей. В противном случае вы рискуете нахвататься вирусов и навлечь на себя справедливый гнев системного администратора.

Думаю, для всех очевидно, что компьютер нуждается в регулярной чистке. Я думаю, не стоит говорить о том, что монитор следует протирать специальными салфетками, а не куском ветоши, извлеченным из недр шкафа завхоза. Клавиатура и системный блок — те еще мусоросборники, так что их тоже нужно регулярно чистить от пыли и мелкого мусора. О том, что в процессе чистки питание ПК должно быть полностью отключено, напоминать, я надеюсь, излишне.

Чистить компьютер нужно не только снаружи, но и изнутри: даже у самого аккуратного и педантичного пользователя в процессе работы накапливается различный электронный «мусор»: временные файлы, которые используются различными программами для сохранения промежуточных данных, а также создаются в случаях некорректного завершения работы приложений; все сайты, которые вы посетили, сохраненные в папке «Internet Temporary Files»; история загрузок, файлы cookies и т.п. Регулярно избавляться от всего лишнего просто необходимо, чтобы не загромождать свободное место на дисках и не заставлять компьютер «тормозить».