Внедряем электронный документооборот: организационное проектирование (стадии и методы)

Наталия Кондакова

Организационное проектирование (оргпроектирование) включает в себя несколько стадий. Первая стадия называется предпроектным обследованием. В зависимости от состава работ, проводимых на данной стадии, выделяются следующие подэтапы (элементы) рассматриваемой стадии:

· предпроектное ориентировочное обследование, диагностика;

· рабочее, детальное обследование;

· анализ собранных результатов, их обобщение, формирование выводов.

Предпроектное ориентировочное обследование является важной частью подготовительных работ к исследованию и проектированию системы управления. Его цель — максимально точное определение состава, объема, стоимости и сроков выполнения проектно-исследовательских работ, а также соответствующее их документирование. Общий срок проведения предпроектных работ занимает, как правило, не более одного месяца. Сжатые сроки проведения предпроектного обследования объекта рационализации, а также значение результатов, получаемых на данном этапе работ, обуславливают тот факт, что проведение предпроектного обследования должно поручаться наиболее квалифицированным специалистам.

Начало предпроектных работ связано с выбором объекта исследования и проектирования, а его завершение — с составлением технического задания. По отношению к общему объему оргпроектных работ этап предпроектного обследования не должен превышать 5-10%. Вместе с тем следует помнить что именно на данном этапе определяются основные направления исследования того или иного объекта (системы) управления.

Работы по организационному проектированию могут носит как комплексный, так и локальный характер. При комплексном оргпроектировании объектом исследования и рационализации может выступать целый ряд вопросов и направлений деятельности организации, составляющих как управленческие, так и делопроизводственные действия. Локальное оргпроектирование направлено на исследование и рационализацию отдельной функции (направления деятельности) организации.

При подготовке к комплексному исследованию и проектированию ориентировочное обследование проводится, как правило, по четырем основным направлениям разработки комплексного оргпроекта.

1. Первоначальное ознакомление со структурой и штатами аппарата управления объекта исследования, которое включает:

· ознакомление с характером основных взаимоотношений как с вышестоящими, так и нижестоящими организациями;

· количество и общую характеристику объектов управления, подчиненных данному аппарату;

· количество структурных подразделений аппарата управления, их штаты и основные функции каждого подразделения;

· основные функциональные взаимосвязи между подразделениями;

· основные документы, которыми они обмениваются.

На данном этапе для получения необходимых сведений, анализа и фиксирования результатов обследования используются такие методы, как изучение и анализ документов, опрос работников организации — объекта исследования, составление организационно-структурной схемы аппарата управления.

2. Первоначальное ознакомление с документооборотом организации, в том числе:

· изучение количественных показателей документооборота (количества входящих, исходящих и внутренних документов за несколько лет);

· общая характеристика входящей и исходящей документации организации;

· изучение количественных показателей документооборота (основные и наиболее массовые виды документов);

· распределение документации по структурным подразделениям;

· общая характеристика документационных потоков организации;

· наличие унифицированных форм документов и их использование в документировании деятельности организации;

· общая характеристика организации делопроизводственных работ в организации;

· оценка уровня организации документационных работ в организации и др.

В качестве основных источников информации на данном этапе выступают локальные нормативные правовые акты, в которых устанавливается порядок организации работы с документами (инструкции по делопроизводству, правила работы с документами и др.); сведения учетно-справочного аппарата организации; опрос компетентных работников организации и др.

На данном этапе основными методами проведения оргпроектных работ являются изучение документов, опрос работников организации, выборочные наблюдения.

3. Изучение организационно-технического обеспечения аппарата управления, которое включает:

· определение количества средств организационной и компьютерной техники, используемой в аппарате управления;

· характер использования средств компьютерной и организационной техники;

· существующая потребность в технических средствах.

С помощью методов изучения документов, выборочного наблюдения, опроса работников организации изучаются перечни имеющихся технических средств, опрашиваются работники организации, осматриваются служебные помещения и оборудование рабочих мест.

4. Первичное ознакомление с организацией труда персонала управления, которое включает:

· выявление общей характеристики и структуры штатов аппарата управления;

· характеристику основных видов работ и способов их выполнения;

· общую характеристику планировки помещений;

· организацию рабочих мест и условий труда.

Источниками сведений на данном этапе служат штатное расписание организации, опрос руководителей организации и структурных подразделений, наблюдения.