Документирование процесса внедрения системы электронного документооборота в организации

Наталия Кондакова

Необходимость документирования деятельности по внедрению систем электронного документооборота в организации обусловлена тем, что чем четче в локальных нормативных правовых актах будет закреплен перечень необходимых мероприятий, порядок их реализации и ответственность должностных лиц, участвующих во внедрении, тем быстрее и эффективнее будет осуществляться работа по внедрению СЭД.

Основной целью внедрения СЭД является создание инструмента, позволяющего повысить качество процессов документационного обеспечения деятельности. Цель разбивается на задачи, в результате выделяются процессы, подлежащие автоматизации. Процессы могут быть типовыми (они реализуются «коробочными» продуктами) и нетиповыми, которые обеспечиваются «коробочными» продуктами, адаптированными под конкретные требования (когда они близки к типовым), в случае уникальности процессов — специально разработанными продуктами.

Перед началом внедрения СЭД в организации рекомендуется провести предпроектное обследование с целью:

· получения общей информации об объекте внедрения СЭД, в том числе общего состояния работы с документами;

· определения целей внедрения;

· определения общих ключевых требований к СЭД и границ проекта;

· определения основных участников проекта (формирование рабочей группы);

· определения общего уровня сложности потенциального проекта;

· оценки потребностей по миграции данных и интеграции с другим программным обеспечением;

· сбора информации, необходимой для подготовки коммерческого предложения, если обследование и внедрение будет проводить сторонняя компания.

На данном этапе осуществляется выбор платформы, на которой будет разработана СЭД, а также аудит технической инфраструктуры, квалификации пользователей. Обследование может быть выполнено силами сотрудников службы ДОУ, по крайней мере та его часть, которая касается работы с документами. Для выполнения этих работ сотрудники службы ДОУ могут привлекаться как эксперты.

Анализ IТ-инфраструктуры и используемых учетных систем, а также анализ характеристик оборудования на соответствие поставленным целям выполняется сотрудниками IТ-подразделений.

Одним из важнейших результатов проведения обследования является понимание правильного порядка внедрения СЭД в организации, выделение одного или нескольких подразделений, с которых начнется внедрение системы документооборота на предприятии.

Дальнейшие шаги могут выполняться в каждом подразделении (или филиале) отдельно либо параллельно с другими подразделениями (филиалами) — в зависимости от индивидуальных потребностей и особенностей предприятия.

Результаты обследования фиксируются в отчете об обследовании, который содержит всю информацию об организации работы с документами, полученную в процессе анкетирования и интервьюирования сотрудников при проведении информационного обследования.

Для проведения предпроектного обследования руководителем организации может издаваться приказ.

В состав рабочей группы должны включаться работники службы ДОУ, которые часто являются координаторами проекта внедрения. Сотрудники службы ДОУ могут привлекаться в качестве предметных экспертов, консультантов, в том числе при расхождения во мнениях среди других участников команды внедрения. В рабочую группу могут входить также специалисты со стороны консалтинговой компании, если работы по внедрению СЭД выполняются третьими лицами.

В приказе о создании рабочей группы указываются ответственные лица, которые должны:

· выбрать СЭД для внедрения;

· определить, какими силами будет внедряться система (собственными либо с привлечением сторонних организаций);

· определить примерный масштаб внедрения и планируемый бюджет, а также план работ.

План-график работ по внедрению СЭД утверждается руководителем организации (как путем издания соответствующего приказа, так и проставлением грифа утверждения на самом плане-графике). На основании этого плана проходят все последующие этапы внедрения.

При разработке плана-графика необходимо провести согласование этапов и сроков внедрения со всеми заинтересованными лицами. Нужно учитывать график отпусков и объем текущей загрузки работников организации, а также другие специфические нюансы деятельности организации-заказчика.