Что такое записка об отпуске?

Тамара Михейчик,
специалист по кадрам

Под отпуском подразумевается освобождение от работы по трудовому договору на определенный период для отдыха и иных социальных целей с сохранением прежней работы и заработной платы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Республики Беларусь. Установлено, что все работники имеют право на трудовой отпуск, предназначенный для отдыха и восстановления работоспособности, укрепления здоровья и иных личных потребностей вне зависимости от:

· того, кто является нанимателем;

· вида заключенного трудового договора;

· формы организации;

· оплаты труда.

Трудовой отпуск предоставляется за работу в течение рабочего года (ежегодно) с сохранением прежней работы — работы, выполнявшейся до отпуска у того же нанимателя, по прежней специальности, должности и квалификации, на том же рабочем месте. Также за время трудового отпуска за работником сохраняется средний заработок (так называемые отпускные), исчисляемый в порядке, установленном Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом. Согласно ст. 176 ТК наниматель обязан выплатить средний заработок за время трудового отпуска не позднее чем за два дня до начала отпуска. В то же время сотрудникам, с которыми заключен контракт, так называемые отпускные выплачиваются не позднее чем за один день до начала отпуска (ч. 4 п. 4 Декрета Президента Республики Беларусь от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины»).

Наниматель обязан уведомить работника о времени начала трудового отпуска не позднее чем за 15 календарных дней. Работник, которому трудовой отпуск предоставляется индивидуально, уведомляется в тот же срок письменно.

Таким образом, предоставляя работнику трудовой отпуск, бухгалтерия нанимателя обязана исчислить и в сроки, установленные законодательством, выдать (перечислить на карт-счет) работнику средний заработок. Кадровая служба, в свою очередь, также в установленные сроки обязана уведомить работника о времени начала трудового отпуска.

Как следует из ст. 152 ТК предоставление работнику отпуска оформляется приказом (распоряжением, решением) или запиской об отпуске. Данные распорядительные документы подписываются от имени нанимателя уполномоченным им должностным лицом. В организациях, управление которыми осуществляется на основе принципа единоначалия (то есть во главе организации стоит руководитель, который все решения принимает единолично), издаются приказы. В коллегиальных органах, принимающих управленческие решения в виде постановлений и решений, предоставление отпусков оформляется распоряжениями, издаваемыми руководителями этих коллегиальных органов.

Нельзя не отметить, что предоставление работнику трудового отпуска является юридически значимым действием, которое должно быть оформлено распорядительным документом, имеющим силу локального нормативного правового акта. Записка же — это справочно-информационный документ, который не может нести в себе распорядительных или иных правовых функций. Однако издание записки об отпуске, согласно ст. 152 ТК, является одним из способов оформления предоставляемого трудового отпуска.

Примерная форма записки об отпуске утверждена постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 04.10.2010 № 139 «Об установлении примерной формы записки об отпуске и внесении изменений в постановление Министерства труда Республики Беларусь от 27 декабря 1999 г. № 155».

Следует учитывать, что при помощи записки об отпуске может быть предоставлен не только трудовой отпуск, но и отпуска социальные.

Необходимо сказать и о регистрации записок об отпуске. Согласно п. 47 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, регистрационными индексами информационно-справочных документов являются их порядковые регистрационные номера, присваиваемые в пределах делопроизводственного года. Данные регистрационные номера могут дополняться индексами дел по номенклатуре дел.

Форма журнала регистрации записок об отпуске не установлена. Поэтому наниматель вправе самостоятельно разработать и утвердить форму данного журнала, например, взяв за основу примерную форму журнала регистрации исходящих и внутренних документов (приложение 9 к Инструкции по делопроизводству). Но форма может быть и другой, удобной нанимателю.