Объяснительные записки в контексте кадрового делопроизводства

Тамара Михейчик,
специалист по кадрам

В ряде случаев наниматель обязан потребовать, а работник вправе изложить нанимателю объяснения по тем или иным фактам. Так, например, согласно ч. 1 ст. 199 Трудового кодекса Республики Беларусь до применения дисциплинарного взыскания наниматель обязан затребовать письменное объяснение работника. Также, как следует из ст. 408 ТК, при возмещении ущерба, нанесенного работником нанимателю, наниматель обязан до издания распоряжения об удержании из заработной платы потребовать от работника письменное объяснение. Данное письменное объяснение оформляется работником в виде так называемой объяснительной записки.

Объяснительная записка — это документ, объясняющий условия и причины совершения какого-либо деяния (либо действия, либо бездействия), происшествия, правонарушения, проступка и т.д. Объяснительная записка составляется работником организации и представляется непосредственному руководителю работника либо руководителю организации.

Однако необходимо учитывать, что объяснительная записка может быть дана работником не только при применении к нему меры дисциплинарного взыскания, но и для объяснения работником, например, причин и условий совершения иными лицами тех или иных действий либо проступков.

Таким образом, можно разделить объяснительные записки на:

· имеющие информационный характер;

· имеющие оправдательный характер.

Объяснительная записка оформляется работником на имя руководителя организации либо непосредственного руководителя. Регистрируется объяснительная записка в порядке, установленном у данного нанимателя для регистрации внутренних документов.

Как при оформлении объяснительной записки, так и при оформлении акта об отказе от предоставления объяснений нанимателям необходимо учитывать, что Унифицированная система организационно-распорядительной документации, утвержденная приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25, носит рекомендательный характер. Поэтому наниматели вправе использовать как форму объяснительной записки о нарушении трудовой дисциплины, содержащейся в УСОРД, так и разработать и утвердить собственную форму данного документа.