|
Ольга МОИСЕЕНКО,
научный редактор журнала
Сроки хранения документов определяют на основании Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций, и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее — Перечень), а также ведомственных перечней, разработанных в соответствии с законодательными и нормативными правовыми актами Республики Беларусь.
Срок хранения докладных и объяснительных записок различается в зависимости от их тематической направленности и содержания. Так, например, в соответствии с п. 644 Перечня докладные записки, послужившие основанием для издания приказов по личному составу и не вошедшие в состав личных дел, хранятся во всех организациях 3 года. А если мы обратимся, например, к п. 77 Перечня, то увидим, что докладные записки, затрагивающим вопросы состояния работы по рассмотрению обращений граждан, хранятся:
- по месту составления — в государственных органах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у индивидуальных предпринимателей — постоянно; в государственных организациях, не являющихся источником комплектования, — 10 лет;
- в других организациях — 5 лет.
При детальном изучении Перечня мы сможем увидеть, что докладные и объяснительные записки зачастую входят в состав документов, перечисляемых для уточнения понятия «Документы о…». Например, п. 52 Перечня: «Документы о подготовке дел об административных правонарушениях и ведению административного процесса (протоколы, объяснительные записки, постановления, переписка и др.), срок хранения во всех организациях — 3 года после административного взыскания».
Кроме того, существует ряд докладных и объяснительных записок, которые входят в дела с пометкой «ЭПК». Например, п. 522 Перечня предписывает хранить документы о предоставлении компенсаций за работу с вредными и (или) опасными условиями труда (акты, справки, докладные записки и др.) во всех организациях 5 лет, при этом в государственных органах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, в негосударственных организациях и у индивидуальных предпринимателей по прошествии данного срока перед выделением к уничтожению эти документы должна изучить экспертно-проверочная комиссия (ЭПК), которая вынесет решение о выделении документов к уничтожению или продлении срока хранения (что в обязательном порядке отражается в протоколе заседания ЭПК).
Таким образом мы видим, что не существует единого срока хранения докладных и объяснительных записок, он зависит от ряда факторов и требует неформального подхода.
Некоторые сроки хранения докладных и служебных записок в соответствии с Перечнем
|
Номер пункта
|
Виды и названия документов
|
Срок хранения документов
|
Пояснение
|
|
В государственных органах, иных организациях, являющихся источником комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у индивидуальных предпринимателей
|
В государственных организациях, не являющихся источником комплектования государственных архивов
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
|
35
|
Документы по основной деятельности, представляемые в государственные органы, вышестоящие организации (доклады, докладные записки, отчеты, справки, сведения и др.)
|
Постоянно
|
10 лет
|
|
|
46
|
Документы о проведении проверок мониторингов (требования (предписания) об устранении нарушений, акты (справки), жалобы, объяснительные записки, переписка и др.)
|
5 лет ЭПК
|
5 лет
|
При условии проведения следующей проверки мониторинга. Проверок, по вопросам, связанным с осуществлением финансово-хозяйственной операций, — после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства
|
|
71
|
Копии документов, предоставляемых в правоохранительные органы по уголовным и гражданским делам (акты, справки, докладные записки, характеристики и др.)
|
3 года
|
3 года
|
После вынесения решения
|
|
86
|
Документы о рассмотрении обращений граждан и юридических лиц, поступивших в ходе «прямых телефонных линий» и «горячих линий» (докладные записки, справки, переписка и др.)
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
89
|
Документы о результатах проведения проверок, проводимых в рамках ведомственного контроля за соблюдением порядка рассмотрения обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей и юридических лиц (акты (справки), сведения, объяснительные записки, переписка и др.)
|
5 лет ЭПК
|
5 лет
|
При условии проведения следующей проверки
|
|
91
|
Документы о результатах проведения проверок соблюдения организациями и индивидуальными предпринимателями порядка ведения и хранения книги замечаний и предложений (акты (справки) предписания, сведения, объяснительные записки, переписка и др.)
|
5 лет ЭПК
|
5 лет
|
При условии проведения следующей проверки
|
|
100
|
Документы об анализе и контроле исполнения документов (справки, докладные записки,графики, сводки, контрольные листы и т.д.)
|
3 года
|
3 года
|
|
|
188
|
Документы о премировании работников (докладные записки, расчеты и т.д.)
|
3 года
|
3 года
|
После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля
|
|
459
|
Документы о совершенствовании трудовых процессов (докладные записки, планы, справки, расчеты, схемы, карты и др.)
|
Постоянно
|
10 лет
|
|
|
483
|
Документы о разработке и пересмотре тарифных сеток, тарифных ставок (окладов) (докладные записки, справки, расчеты, переписка и др.)
|
5 лет ЭПК
|
5 лет
|
После утверждения
|
|
512
|
Документы о расследовании причин аварий, несчастных случаев на производстве, профессиональных заболеваний (акты, планы, схемы, эскизы, технические расчеты, протоколы опросов, объяснения потерпевшего, медицинские заключения и др.)
|
10 лет
|
10 лет
|
Аварий, несчастных случаев на производстве (с крупным материальным ущербом, групповых, со смертельным или тяжелым исходом) — постоянно
|
|
1060
|
Документы о выдаче, утрате (хищении) повреждении служебных удостоверений, пропусков (докладные записки, объяснительные записки, акты, переписка и др.)
|
1 год
|
1 год
|
|
|
1135
|
Документы о состоянии и обслуживании различных видов транспортных средств (справки, докладные записки, сведения, переписка и др.)
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
