Докладные и объяснительные записки в вопросах и ответах

Ольга Моисеенко,
научный редактор журнала

Обязательна ли регистрация докладных и объяснительных записок?

В соответствии с п. 139.2 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения, независимо от способа их создания, передачи или доставки.

Регистрация внутренних документов осуществляется централизованно, в службе ДОУ (п. 139.4 Инструкции по делопроизводству).

Децентрализованная система регистрации документов допускается только при территориальной разобщенности структурных подразделений или в тех случаях, когда речь идет о специфических видах документов (первичная и отчетная бухгалтерская документация, документация по материально-техническому снабжению и т.д.).

Таким образом, докладные и объяснительные записки подлежат обязательной регистрации в службе ДОУ. Хотелось бы обратить особое внимание на то обстоятельство, что если докладная записка является одним из документов, при помощи которых организация будет доказывать в суде правомочность своих действий (например, в делах по трудовым спорам), суд вправе поставить под сомнение подлинность документа и отклонить его рассмотрение, если он не будет зарегистрирована в порядке, установленном нормативными документами.

Как должна выглядеть форма журнала регистрации докладных (объяснительных) записок?

При разработке формы журнала регистрации докладных (объяснительных) записок можно использовать форму журнала регистрации исходящих и внутренних документов, приведенную в приложении 9 к Инструкции по делопроизводству, при необходимости дополнив ее нужными вам графами.

При незначительном объеме внутренних документов их регистрация может осуществляться в регистрационных формах исходящих документов (п.142.2.Инструкции по делопроизводству).

В соответствии с п. 139.9 Инструкции по делопроизводству журнальная форма регистрации ведется в организациях с небольшим объемом документооборота (до 600 документов в год).

Как правильно составить докладную записку о продлении срока исполнения документов, установленного руководителем организации?

Докладная записка о переносе (продлении) срока исполнения документа должна быть составлена исполнителем на имя должностного лица, установившего срок исполнения не менее чем за 5 дней до окончания срока исполнения документа. В ней необходимо кратко и четко изложить обстоятельства и привести аргументы, которые свидетельствуют о необходимости данного переноса (продления), а также предложить новый срок исполнения документа.

Ответы на остальные вопросы размещены в полной версии журнала
оформить подписку на журнал