Докладные записки как основание для издания приказов по личному составу

В соответствии с п. 118 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, докладная записка — это информационный документ, основное предназначение которого — довести до сведения вышестоящего руководителя информацию по какому-либо вопросу (вопросам) с анализом ситуации, выводами и предложениями. Таким образом при принятии управленческого решения, оформленного в виде распорядительного документа, руководитель организации может опираться на факты, выводы и предложения, указанные в докладной записке, что отражается в приказе (распоряжении) в соответствии с требованиями п. 87–88 Инструкции по делопроизводству. Основание оформляется после реквизита «Текст» и перед реквизитом «Подпись».

Наиболее часто докладная записка является основанием для издания приказов по личному составу (в комплексе с другими документами, предусмотренными законодательством Республики Беларусь). В некоторой степени это обусловлено одной из особенностей данной категории приказов, которая заключается в обязательном наличии ссылки на инициативный документ, послуживший основанием для издания распорядительного документа.

В соответствии с п. 99 Инструкции по делопроизводству в приказах и распоряжениях по личному составу основание издания документа указывается в конце каждого пункта; в случае, если основание для издания нескольких пунктов является единым, то оно указывается в конце текста.

Рассмотрим наиболее часто встречающиеся ситуации, при которых докладные записки в комплексе с другими документами будут выступать в качестве основания издания приказа по личному составу.

В случае увольнения работника по инициативе нанимателя есть вероятность, что уволенный работник будет не согласен с решением руководства организации и попытается оспорить его в суде. Поэтому комплекс документов, освещающих ход развития событий, приведших к увольнению работника, должен давать максимально полную, объективную и разностороннюю картину произошедшего, подтверждая законность действий нанимателя. Как правило, докладная записка является ключевым документом, инициирующим появление всех последующих документов (акта, объяснительной записки, медицинского заключения и т.д.). Она в обязательном порядке должна быть подписана составителем, датирована, зарегистрирована, иметь все реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Ниже приведены наиболее часто встречающиеся ситуации, при которых для издания приказа об увольнении потребуется докладная записка руководителя структурного подразделения (среди других документов, предусмотренных законодательством):

· систематическое неисполнение без уважительных причин обязанностей, возложенных на работника трудовым договором и (или) правилами внутреннего трудового распорядка, если к работнику ранее применялись меры дисциплинарного взыскания (п. 4 ст. 42 Трудового кодекса Республики Беларусь);

· прогул (в том числе отсутствие на работе более 3 часов в течение рабочего дня) без уважительных причин (п. 5 ст.42 ТК);

· появление работника на рабочем месте в состоянии алкогольного, наркотического, токсического опьянения, а также распитие спиртных напитков, употребление наркотических средств или токсических веществ в рабочее время или по месту работы (п.7 ст. 42 ТК);

· однократное грубое нарушение правил охраны труда, повлекшее увечья или смерть других работников (п. 9 ст. 42 ТК);

· однократного грубого совершения виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные и материальные ценности, если эти действия являются основанием для утраты доверия к нему со стороны нанимателя (п. 2 ст. 47 ТК);

· совершения работником, выполняющим воспитательные функции, аморального проступка, несовместимого с продолжением данной работы (п. 3 ст. 47 ТК);

· неподписания либо нарушения работником, уполномоченным на выполнение государственных функций, письменных обязательств по выполнению предусмотренных законодательством мер по предупреждению коррупции (п. 5 ст. 47 ТК);

· неподписание работником, которому для исполнения своих трудовых обязанностей необходим доступ к коммерческой тайне, обязательства о неразглашении коммерческой тайны либо разглашение коммерческой тайны работником, имеющим к ней доступ (п. 6 ст. 47 ТК).