Правила оформления и использования докладных и объяснительных записок

Наталия Кондакова

В системе организационно-распорядительной документации выделяются следующие группы документов:

· организационные — положения, уставы, инструкции, правила и др.;

· распорядительные — приказы, постановления, распоряжения, решения, указания и др.;

· справочно-информационные — акты, докладные и объяснительные записки, письма, и др.

Как и остальные информационно-справочные документы, докладные и объяснительные записки не содержат распоряжений, но могут стать основанием для принятия управленческого решения.

Докладная записка — информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Данный документ составляется для информирования руководства о различных фактах и событиях. Текст состоит из двух частей: в первой (вводной) излагается состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа, проводится их анализ; во второй излагаются выводы, предложения, просьбы автора по излагаемому вопросу.

Докладные записки могут составляться по самым разным вопросам: по вопросам основной деятельности, по личному составу (перевод работника на другую работу, наложение дисциплинарного взыскания и т.п.), по административно-хозяйственным вопросам.

В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки бывают:

· инициативные, которые составляются с целью побудить адресата принять определенное решение; в тексте такой записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации и выводы;

· отчетные, которые информируют о ходе (состоянии, завершении) каких-либо работ, выполнении поручений, планов и т.д.;

Таким образом, докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне — снизу вверх, направляясь от нижестоящего должностного лица вышестоящему.

В зависимости от адресата докладные записки могут быть:

· внутренними, то есть направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения;

· внешними — адресуемыми в вышестоящие инстанции.

Внутренняя докладная записка адресуется руководителю в порядке прямого подчинения и подписывается составителем. Например, внутреннюю докладную записку на имя директора может подать руководитель структурного подразделения, в том числе и начальник отдела кадров. Внутренние докладные записки оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5.

Внешняя докладная записка адресуется руководителю вышестоящей организации и подписывается руководителем организации — автора документа. Оформляется внешняя докладная записка на общем бланке.

В практике работы организаций внешние докладные записки встречаются относительно редко, как правило, их заменяют письмами, которые (как и докладные записки) могут быть инициативными и ответными.

Унифицированные формы различных по содержанию докладных записок включены в состав форм Унифицированной системы организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25 и могут использоваться организацией в качестве образцов при оформлении соответствующих документов.

Подготовленная докладная записка передается в делопроизводственную службу на регистрацию. Регистрация докладных записок осуществляется в журнале регистрации внутренних документов или на карточке (в зависимости от применяемой в организации системы регистрации документов). При отсутствии специального журнала регистрации внутренних документов докладная записка может быть зарегистрирована в журнале регистрации исходящих документов.

Зарегистрированная докладная записка передается руководителю на рассмотрение, результат рассмотрения отражается в резолюции. Исполненные докладные записки формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации.