••• Памятка по приему посетителей

Марина ГЛАДКАЯ

Организация приема всех обратившихся в компанию посетителей — прямая обязанность секретаря. Первое впечатление о фирме складывается именно от того, как данный специалист будет взаимодействовать с людьми: как он встретит человека, каким тоном будет разговаривать, как отвечать на вопросы.

Чтобы за данный пласт работы не болела голова, вам в помощь

ПАМЯТКА ПО ПРИЕМУ ПОСЕТИТЕЛЕЙ

1. Помните о том, что посетитель может войти в приемную в любой момент, поэтому неизменно поддерживайте порядок на своем рабочем месте. Неприятное впечатление производят захламленный стол, пыль на полках, немытые чашки, засохшие цветы.

2. Предусмотрите в приемной место, где посетители смогут дожидаться приема руководителя. В этой зоне разместите несколько стульев, столик с буклетами организации.

3. Принимая посетителей, которые не имеют отношения к вашей компании и с которыми не было предварительной договоренности о визите, сразу же после приветствия выясните их фамилию, имя, отчество, представляемую организацию, должность, цель визита. Не удивляйтесь, если вам протянут визитную карточку. Ознакомьтесь с ее содержанием и, обращаясь по имени и отчеству к посетителю, предложить ему присесть.

4. Будьте любезны, безупречно вежливы с любым вошедшим в приемную. Оторвитесь от бумаг. Если нужно, прервите телефонный разговор, чтобы поприветствовать посетителя и узнать о цели его визита.

5. Для успешного планирования вами рабочего дня руководителя по согласованию с шефом установите дни и часы приема сотрудников, доведите эту информацию до всеобщего сведения. Постарайтесь, чтобы установленные для приема часы использовались именно для этой цели. Можно подготовить журнал предварительной записи. Он поможет определить временные рамки приема, суть вопроса и комплект документов, который, возможно, придется подготовить.

6. Если время приема было согласовано заранее, доложите руководителю о прибытии посетителя и пригласите гостя в кабинет. Если же посетитель пришел на встречу к шефу внепланово, а тот в силу каких-либо причин занят, ни в коем случае не отправляйте визитера ни с чем. Порекомендуйте обратиться к другим компетентным сотрудникам фирмы, способным решить его вопрос. Если же посетитель настаивает на необходимости встречи именно с руководителем, просто запишите его на прием.

7. Если прием назначен, не допускайте его отмены. Повторный вызов посетителя может расцениваться как неуважение лично к нему и представляемой им компании. В крайнем случае, принесите свои извинения, обоснуйте, что стало причиной отсутствия руководителя и еще раз предложите возможность решения вопроса с другими руководящими работниками.

8. В случае болезни или срочной командировки руководителя заранее свяжитесь с людьми, с которыми были запланированы встречи, и, извинившись, сообщите об ее отмене. Договоритесь о назначении приема в другое удобное для них время.

9. Обычно посетитель приходит на прием заранее либо же ему приходится немного подождать. В этом случае вы должны предложить человеку присесть. Обменяйтесь несколькими общими фразами о погоде, но не занимайте внимание визитера содержательной беседой, ведь тем самым вы можете отвлечь его от цели визита, сбить деловой настрой.

10. Если руководитель задерживается, а в приемной ожидает посетитель высокого ранга, следует предложить чай или кофе.

11. Помните: если у руководителя посетитель, вы должны перевести на себя все входящие телефонные звонки. Отрывать начальника от беседы можно лишь в крайних, не терпящих отлагательства случаях.

Если вдруг вам все же приходится обратиться к руководителю во время приема или нарушить очередность посетителей, сошлитесь исключительно на срочность вопроса, но никак не на его важность, поскольку для каждого визитера его вопрос является самым важным.

12. Принимая посетителей, не допускайте, чтобы документы, с которыми вы работаете, находились на виду.