••• Первый рабочий день, или Добро пожаловать в офис!

Марина Гладкая

Первый рабочий день всегда волнителен. Особенно если это ваше первое место работы или вы сменили род деятельности и устроились секретарем. Вам предстоит столкнуться с новыми для вас обязанностями и правилами, незнакомыми людьми и начальником. Разумеется, несмотря на волнение и дискомфорт, вам хочется произвести на окружающих наилучшее впечатление, для чего оставайтесь спокойной и уверенной в себе, какой бы трудной ни казалась эта задача. Помните: от вас вряд ли ждут, что вы с первого же дня станете работать как секретарь с двадцатилетним стажем работы в данной организации. Тем не менее, ваша первостепенная задача — продемонстрировать умение легко и быстро входить в курс дела, не совершая ошибок. Основной причиной возникновения стресса в первый рабочий день является незнание как себя вести на новом месте. Постарайтесь показать, что вы, в первую очередь, профессионал, расположить к себе коллег, вникнуть в особенности местной субординации, а также в должностные обязанности.

За день до выхода на работу свяжитесь с отделом кадров нового работодателя, чтобы уточнить, к какому времени вам нужно явиться в офис и кто вас встретит. Возьмите с собой пакет документов: паспорт, диплом (для студентов — справка из вуза), свидетельство государственного социального страхования, трудовую книжку (если она имеется), две-три фотографии 3 х 4 см. Стандартный перечень документов могут дополнять свидетельство о регистрации по месту пребывания (для иногородних), справка о доходах с прежнего места работы, свидетельства о регистрации брака, рождении детей.

Помимо документов следует позаботиться и о создании хорошего настроения, ведь именно оно во многом определяет успех в делах. Посвятите предшествующий выходу на новую работу день чему-либо приятному для вас, уделите время друзьям и близким. Чтобы с утра выглядеть свежо и бодро, ложиться спать лучше пораньше.

В свой первый рабочий день ни в коем случае не опаздывайте. Тем самым вы продемонстрируете свою пунктуальность. В дальнейшем было бы неплохо взять себе в привычку ранний приход в офис. Таким образом у вас будет возможность спокойно привести себя в порядок, свежим взглядом окинуть приемную, пробежаться глазами по списку намеченных дел, расписанию шефа, выпить чашечку кофе. Каждый секретарь по-своему входит в рабочий ритм. Врываясь в приемную в восемь утра и тут же начиная отвечать на звонки, параллельно снимая пальто и заваривая чай, вы сами создаете себе дополнительный стресс. Насколько это приемлемо лично для вас?

Будет прекрасно, если с первого рабочего дня вы продемонстрируете идеальный вкус, одевшись подобающим образом. Сдержанный макияж в спокойной гамме и аккуратный маникюр сделают образ «лица фирмы», коим вы являетесь, законченным. Образ, кстати, должен быть тщательно продуман, современен и аккуратен. И должен меняться в зависимости от времени года, неизменно оставаясь практичным и строгим.

Как правило, в первый рабочий день вам предстоит официальное оформление на работу, а также ознакомление с рядом локальных нормативных правовых актов, заключение трудового договора и др. Прежде чем поставить подпись в приказе о приеме на работу и в трудовом договоре, внимательно изучите содержание документов. Ваша заработная плата должна соответствовать оговоренной заранее сумме. Если это не так, тут же проясните этот момент, возможно, компания работает по «серым схемам»: официально выплачивает сотрудникам лишь малую часть зарплаты, по которой отчитывается в налоговой службе, а остальное выдает в конвертах. Кроме того, иногда зарплата формируется из фиксированного оклада и переменной части — премии или бонуса, схемы формирования которых также должны быть четко прописаны в договоре. Кроме трудового договора и приказа о приеме на работу, возможно, вас попросят подписать правила трудового распорядка компании и другие внутренние документы, с которыми также следует внимательно ознакомиться.

В первый рабочий день вам должны обрисовать специфику внутренних средств коммуникации, ввести в курс используемого программного обеспечения, рассказать, с какой офисной техникой придется работать, разъяснить, к кому следует обращаться по возникающим в процессе работы вопросам.

В процессе общения обязательно следите за голосом, ведь он является тем самым фактором, который может либо расположить, либо оттолкнуть даже самого дружелюбно настроенного человека. Голос должен быть твердым, уверенным, но не надменным. Будьте предельно вежливы. Помните, что первое впечатление нельзя произвести дважды.

Не забывайте про жестикуляцию. Не размахивайте руками, не потирайте ладони. Не гримасничайте. Окружающие должны видеть перед собой квалифицированного, дружелюбно настроенного человека, вежливого, дисциплинированного, удачливого, надежного сотрудника и помощника, умеющего выгодно представлять фирму.

Если ваше рабочее место уже полностью подготовлено на момент вашего выхода на работу, это является индикатором заблаговременной заботы организации о новом сотруднике. В случае если место не подготовлено, позаботьтесь о создании комфортных условий работы сами.

В некоторых компаниях к новому сотруднику на первое время приставляют наставника. Если на предприятии, куда вы устраиваетесь, это не принято, общайтесь с теми, кто вам наиболее симпатичен и кто идет на контакт. Эти люди наверняка расскажут про негласные правила, существующие в организации, а также помогут в разрешении организационных вопросов.

Возможно, в ваш первый рабочий день что-то пойдет не так. Не расстраивайтесь, ведь вы пока еще новый сотрудник и имеете возможность ошибаться.

Через секретаря проходит поток посетителей, с ним ведутся телефонные переговоры. В связи с этим вы должны в деталях изучить историю компании, в которую устроились работать: дату создания, организационную структуру. Максимально полно ознакомьтесь с направлениями деятельности фирмы, перечнем услуг, которые она оказывает, а также обязательно изучите, какие отделы за что отвечают. Вы должны знать, куда и к кому направить посетителя с интересующим его вопросом. Вы же обязаны соединить позвонившего с нужным ему специалистом. Кроме того, разбирая полученную корреспонденцию, именно вы определяете пути ее дальнейшего следования.

Стремясь стать лучшим и незаменимым работником, велик соблазн взвалить на свои плечи непосильную нагрузку. Не делайте этого ни в коем случае! Да, вы наверняка столкнетесь с необходимостью откликаться на просьбы сотрудников, посетителей, клиентов. Отказывать в той или иной просьбе, если вы можете помочь, невежливо и недальновидно. Тем не менее, многие люди любят перекладывать на других свою работу. И найти грань между тем, где вы выполняете свои непосредственные обязанности и помогаете коллегам, а где на вас переложили чужие, достаточно сложно. В связи с чем секретарю необходимо четко проводить границы, уметь говорить «нет» и расставлять приоритеты.

Какими бы наполеоновскими ни были ваши планы на новом рабочем месте, не забывайте заботиться о себе. Обязательно уходите на обеденный перерыв. Таким образом вы отвлечетесь от работы и немного отдохнете.

Не стесняйтесь задавать интересующие вас вопросы, просите помощи и совета у более опытных коллег. Они не первый день работают в организации и наверняка не откажут новичку.

Помните, что многое о вас как о специалисте скажет аккуратность. Всегда держите в порядке рабочий стол. Порядок на столе не только позволит без труда отыскать нужную вещь или документ, но и произведет положительное впечатление на начальника, коллег и посетителей. Чистота и порядок должны царить также в ящиках стола, шкафах. Не храните сломанные или ненужные вещи. Помните: если вы не пользуетесь чем-то в течение полугода, вряд ли это вам когда-нибудь понадобится.

С первого же дня начинайте изучать привычки вашего непосредственного руководителя, его подход к организации рабочего дня. Не менее важно знать, как он относится к незапланированным визитам посетителей и подчиненных. Поддерживайте порядок в кабинете шефа (если, конечно, он не против), контролируйте наличие канцтоваров. Выясните пристрастия босса: предпочитает он прохладное или теплое помещение, в какие моменты ему лучше предложить чай или кофе. Планируйте свой рабочий день, считаясь с планами начальника, составляйте свое расписание так, чтобы можно было поменять дела местами. Закладывайте дополнительное время на непредвиденные обстоятельства

10 «НЕ» на новом рабочем месте

1. Не опаздывайте.

2. Не забывайте правила офисного этикета.

3. Не забывайте имя и отчество вашего непосредственного руководителя.

4. Не подлизывайтесь и даже обойдитесь без комплиментов кому бы то ни было, избегайте лести.

5. Не хамите, не наводите свои порядки, не врите и не хвастайтесь.

6. Не беритесь за все и сразу, не обещайте того, в чем сомневаетесь или чего не знаете.

7. Не флиртуйте.

8. Не используйте сленговые словечки и ненормативную лексику.

9. Не задавайте вопросов наподобие «Как быстро я получу прибавку к зарплате?», «Какова продолжительность отпуска по болезни?». О чем-то спрашивая, следите за тем, какое впечатление вы производите.

10. Не сравнивайте новое место работы с предыдущим. Это дурной тон.