Азбука для начинающего секретаря

Наталия Шелест

Не будет преувеличением сказать, что каждый человек хотя бы раз в своей жизни хотел поменять род деятельности. И причины тому разные. Кто-то в одночасье осознает, что не ту дорожку выбрал изначально; кто-то желает получить новые эмоции и впечатления; кто-то понимает, что попросту перерос прежнее место работы. А кто-то, как я, поначалу хочет просто помочь, потому что подруга попросила. А потом понимает, что вот она, профессия — мечта. Как несложно догадаться, для меня ею стала работа секретарем.

Надо признаться, поначалу было довольно непросто. Это только непосвященным кажется, что оформлять документы, постоянно мило общаться с новыми и старыми клиентами, отвечать на звонки, выполнять поручения шефа и мириться с его непростым характером не составляет никакого труда. Те, кто в теме, понимают, что секретарская должность — это тяжелый каждодневный труд, иногда даже без выходных. Но именно он закаляет.

Надеюсь, мой опыт, обобщенный в «Азбуке», поможет расти и развиваться тем, кто только начинает. Это азы, освоив которые, вам не составит труда идти дальше с высоко поднятой головой, играючи преодолевая препятствия, которые то и дело возникают на тернистом секретарском пути.

Архив

Любая организация, независимо от штатной численности, формы собственности и нюансов производственной деятельности, рано или поздно сталкивается с необходимостью хранения своей документации, а следовательно, с созданием функционального и удобного в использовании архива. Разумеется, эту работу необходимо совместить с началом деятельности компании — «родилась» фирма, «родился» и архив. Однако на деле далеко не всегда так происходит. Но как только в бумагах появляется неразбериха, что зачастую очень сильно тормозит производственные процессы, ведь на поиски нужного документа сотрудники тратят львиную долю рабочего времени, руководство, как правило, возвращается к вопросу о создании архива. А тут как раз новенький секретарь на работу устроился…

И на нового сотрудника взваливается вся работа, которую, по мнению руководителя, он в состоянии выполнять по долгу службы (а выполнять он в состоянии многое, ведь секретарь — универсальный «солдат», должен уметь и документ подготовить, и кофе вкусный сварить, и на английском, как на родном, разговаривать, и архив создать). При этом мало кто задумывается, что, во-первых, человек в организации новый, ему бы недельку-другую адаптироваться, а во-вторых, он попросту физически не сможет тянуть так много и либо «сгорит» на работе, либо уволится.

Зарубите себе на носу (и попытайтесь донести это до своего руководителя): будь вы хоть семи пядей во лбу, создать полноценный архив организации вам не под силу (если вы, конечно, до этого не занимались ничем подобным). С данной работой справится только специалист, который в процессе обучит вас тонкостям и нюансам этого непростого дела. Он проведет инвентаризацию и систематизацию всей документации, наглядно продемонстрирует, как формировать дела, хранить их, расскажет про учет документов в архиве — в общем, поведает всю подноготную.

Базы данных

Работая секретарем, вам придется познакомиться с таким понятием, как базы данных (при условии, конечно, что раньше вы с ним не сталкивались) и научиться их создавать. База данных — это совокупность самостоятельных материалов (статей, расчетов, законодательных и нормативных правовых актов, судебных решений и др.), систематизированных таким образом, чтобы они могли быть найдены, обработаны с помощью ПК и использованы в рабочих целях.

«Все, что я могу сказать в качестве рекомендации к использованию баз данных — это то, что жизнь без них — просто смерть!» — услышала я не так давно умную мысли. И действительно: куда мы сегодня без баз данных? Да никуда! Мало кому захочется вернуться к бумажным телефонным справочникам, на поиски информации в которых тратится довольно много времени, или к ведению того же табеля учета рабочего времени на бумаге.