Маршрутизация документов в системе электронного документооборота

Андрей Сукач

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, определяет, что прохождение и обработка основных категорий документов в организации должны осуществляться строго в соответствии со схемами прохождения документов, разрабатываемыми службой документационного обеспечения управления и утверждаемыми руководством организации. Таким образом, указанная инструкция предусматривает необходимость формализации маршрутов движения основных категорий документов, включая определение того, какие действия с документами выполняются на каждом из этапов такого маршрута.

Разработка схем (маршрутов) прохождения документов предполагает достижение следующих основных целей:

· формализации предполагаемых путей прохождения и этапов обработки документов;

· оптимизации существующих (формально определенных или же фактически сложившихся) путей прохождения и этапов обработки документов.

Подробное описание и визуализация маршрутов движения документов позволяют выявить и наглядно отобразить неоправданные этапы работы с документами, включающие лишние операции и «петли» в движении, а также проанализировать, рационально ли распределены функции по работе с конкретными документами между различными работниками.

Традиционно схемы движения документов находят отражение в виде оперограмм — таблично-графического отображения последовательности делопроизводственных операций, при котором по горизонтали слева направо изображаются исполнители, а по вертикали сверху вниз — последовательность операций.

Такая форма представления информации позволяет наглядно отобразить маршрут движения документов, включая перечень исполнителей и последовательность стадий работы с документами. Как отмечается в Рекомендациях по совершенствованию и сокращению документооборота в учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, оперограммы показывают, из каких стадий и элементов складывается процесс работы с документами, какова связь каждой операции с определенным рабочим местом, и характеризуют функции соответствующих исполнителей. С их помощью можно систематизировать содержание, рационализировать маршруты движения документов, определить виды работ по документированию управленческих процессов.

В настоящее время при внедрении систем электронного документооборота для описания управленческих процессов, в том числе документационных процессов деятельности организации в целях их автоматизации, чаще всего используются специальные нотации моделирования процессов деловой деятельности, такие как BPMN или EPC, позволяющие визуализировать сложные связи между различными документопотоками и процессами деятельности, каналы коммуникаций между несколькими информационными системами, их элементами и др.