Упорядочиваем архив организации

Ольга Моисеенко,
научный редактор журнала

Среди задач, которые ставят работодатели перед начинающим секретарем, зачастую фигурирует расплывчатая формулировка «Привести архив в порядок». Архив при этом может выглядеть как угодно: в виде дел, аккуратно, но бессистемно сложенных в отдельном помещении; в виде папок, сваленных в кладовке вперемешку с предметами хозяйственного (а иногда и вовсе непонятного) назначения; в виде стопок документов, ни один год пылящихся в самом дальнем шкафу. Вариантов того, что вы увидите, множество. Но от вас в данной ситуации руководитель ждет одного: вы как дипломированный специалист, прослушавший курс лекции по архивному делу, в кратчайшие сроки должны предоставить результат — упорядоченный архив организации.

Возможно, некоторые наши рекомендации, основанные на практическом опыте, будут полезны в этом нелегком, но интересном деле.

Прежде чем вы приступите к работе, рекомендуем создать пакет документов, регламентирующих работу архива и экспертной комиссии организации. Более подробно об этом мы писали в № 1 нашего журнала за 2014 год.

Работу по упорядочиванию архива необходимо начать со знакомства с архивным фондом организации. Документы, хранящиеся в архиве «россыпью» (то есть не сформированные в дела), нужно изучить и рассортировать на отдельные группы по видам (приказы, письма, протоколы и т.д.), датам (годы, месяцы), корреспондентам (это касается переписки) и т.д. В процессе изучения документов могут быть выявлены те из них, которые взаимосвязаны каким-либо вопросом или темой (например, документы личного дела работника организации, переписка по какому-либо вопросу и т.д.). Их целесообразно объединить в обособленную группу. Особое внимание необходимо уделить подлинности документов (на это могут указывать оригинальные оттиски печатей, подписи должностных лиц и т.д.).

Рассортированные документы подлежат формированию в дела в соответствии с требованиями гл. 6 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143. В дела группируются документы одного делопроизводственного года, за исключением личных, судебных и переходящих дел. Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения группируются в отдельные дела. В дело включается только один экземпляр каждого документа. Не допускается включать в дела черновые и дублетные документы.

Приложения формируются в дела вместе с документами, к которым они относятся. При значительном объеме приложений они группируются в отдельные дела.

Объем дела не должен превышать 300 листов при толщине не более 40 мм. При большом объеме документов дело делят на самостоятельные тома. Документы каждого тома являются продолжением предыдущего.

Документы в деле систематизируются по вопросно-логическому, хронологическому, нумерационному или другому принципам.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и систематизируются по хронологии в порядке возрастания номеров. Приказы и распоряжения по основной деятельности, по административно-хозяйственным вопросам и по личному составу формируются отдельно. В свою очередь приказы по личному составу разделяются на две группы в зависимости от сроков хранения.