Азбука делопроизводства и архивного дела

Ольга Моисеенко,
научный редактор журнала

Н — номенклатура дел организации, носитель информации, научно-справочный аппарат архива.

О — обзор архивных документов, опись дел, организационно-распорядительные документы, оригинал документа, особо ценный документ.

Номенклатура дел организации — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Сводная номенклатура дел организации составляется, подписывается, согласовывается и утверждается ежегодно до 1 января того года, на который она составлена. В случае создания новой организации либо реорганизации номенклатура дел организации составляется на текущий год.

Носитель информации — материальный объект, используемый для записи и хранения информации. В зависимости от направления деятельности в организации могут создаваться документы на бумажных, электронных, аудио- и видеоносителях и т.д.

Научно-справочный аппарат архива — комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о составе, содержании и местонахождении архивных фондов и (или) архивных документов. В состав научно-справочного аппарата архива входят сводные номенклатуры дел организации, описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, архивные обзоры документов, архивные путеводители и т.д.

Обзор архивных документов — архивный справочник, содержащий систематизированные сведения о составе, содержании, характеристиках фондов архива (архивов).

Опись дел — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень заголовков дел, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, их учета и систематизации.

Описи дел структурных подразделений составляются под методическим руководством архива организации (лица, ответственного за ведение архива) в структурных подразделениях (в бесструктурных организациях — работниками, ответственными за соответствующие направления деятельности или выполнение функций), сводные описи дел составляются в архиве организации.

Организационно-распорядительные документы — документация, применяемая при оформлении организационной, распорядительной, исполнительной и контрольной функции управления.

Оригинал документа — документ, созданный впервые. В качестве оригинала выступают все идентичные варианты документа в электронном виде.

Особо ценный документ — архивный документ, имеющий непреходящую ценность, особую значимость для общества и государства.