Оформляем документы грамотно

Наталия Кондакова

В чем отличие реквизита «Отметка о наличии приложения» от реквизита «Гриф приложения»? Допускается ли не оформлять гриф приложения, если отметка о наличии приложения уже оформлена?

Оба реквизита обязательны для оформления при наличии приложений к оформляемому документу. При этом отметка о наличии приложения оформляется на основном документе, имеющем приложения, а гриф приложения — на прилагаемых документах-приложениях.

Как правильно оформить приложение к документу?

Согласно п. 58 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, гриф приложения располагается в правом верхнем углу первого листа приложения. Он состоит из слова «Приложение», его порядкового номера (указывается арабскими цифрами без знака №), названия вида документа в дательном падеже, его даты и регистрационного индекса.

Если приложение одно, то его порядковый номер не указывается.

Следует обратить внимание на то, что в соответствии с п. 58 Инструкции по делопроизводству документы-приложения оформляются с указанием всех необходимых реквизитов документа («Название вида документа», «Заголовок к тексту», «Подпись» и др.).

При оформлении перечня документов, подлежащих регистрации в службе ДОУ, в качестве приложения в названии вида документа будет указано «Перечень», а в заголовке — «документов, подлежащих регистрации в службе ДОУ».

Как оформить гриф утверждения на документе, прилагаемом к документу, которым он утверждается?

В соответствии с п. 58 Инструкции по делопроизводству на приложениях, утверждаемых распорядительным документом или протоколом, гриф приложения не оформляется. Следует также иметь в виду, что в соответствии с требованиями Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69, для оформления реквизитов «Гриф приложения» и «Гриф утверждения» на документе предусмотрено одно и то же место. Это означает, что указанные реквизиты являются взаимоисключающими, то есть на одном документе может быть оформлен только один из указанных реквизитов.

На этом основании в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа проставляется гриф утверждения; на приложениях, утверждаемых распорядительным документом или протоколом, вместо грифа приложения оформляется гриф утверждения. Гриф утверждения оформляется на приложениях и в тех случаях, когда в тексте утверждающего документа использованы формулировки «Утвердить прилагаемый…» или «Утвердить… (прилагается)».

Можно ли использовать гриф согласования для оформления результатов внутреннего согласования?

Грифом согласования оформляется только внешнее согласование — согласование со сторонними организациями и их должностными лицами. Внутреннее согласование оформляется с использованием реквизита «Визы».

Под внешним согласованием также понимается согласование с общественными организациями и временными коллегиальными органами, действующими при организации — авторе документа (профессиональными союзами и их коллегиальными органами, советами, комиссиями).