Особенности экспертизы ценности документов в электронном виде

Андрей Сукач

В законодательстве Республики Беларусь по делопроизводству и архивному делу прослеживается единство подходов к проведению экспертизы ценности документов независимо от вида носителя. Вместе с тем при проведении экспертизы ценности документов в электронном виде выделяется ряд особенностей.

Основные требования к проведению экспертизы ценности ДЭВ закреплены в Инструкции о порядке проведения экспертизы ценности и передачи на постоянное хранение документов в электронном виде и информационных ресурсов, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 11.05.2012 № 121. Она определяет порядок проведения экспертизы ценности и передачи на постоянное хранение не только ДЭВ, но также информационных ресурсов. Инструкция № 121 распространяется на государственные органы и иные организации, в деятельности которых образуются ДЭВ (управленческая, научно-техническая, геологическая, телеметрическая документация), информационные ресурсы (базы данных, базы знаний, веб-сайты, электронные издания и др.), кино-, фото-, фоно- и видеодокументы.

Отдельные нормы, касающиеся проведения экспертизы ценности ДЭВ, содержатся в Государственном стандарте Республики Беларусь СТБ 1221-2000 «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения», утвержденном и введенном в действие постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 22.05.2000 № 14. В стандарте оговаривается, что экспертиза ценности документов должна проводиться еще на стадии планирования жизненного цикла таких документов.

Как отмечается в п. 3 Инструкции № 121, экспертиза ценности проводится с целью отбора на постоянное хранение ДЭВ, содержащих информацию, которая имеет историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность, не повторяющуюся в документах на бумажных носителях, или приобретает в электронном виде новое качество, которое значительно повышает удобство ее использования и наглядность.

Нормы Инструкции № 121 логически дополняют нормы раздела III Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, где закреплены общие критерии экспертизы ценности различных документов. В развитие норм Правил работы архивов организаций Инструкция № 121 определяет, что к критериям оценки ДЭВ относятся:

· повторение информации ДЭВ в документах на иных носителях;

· полнота состава частей и элементов ДЭВ;

· наглядность информации и удобство ее использования по сравнению с аналогами на бумажных или иных носителях;

· возможность обеспечения постоянного хранения ДЭВ;

· возможность воспроизведения и обработки ДЭВ без использования дополнительного специализированного программного обеспечения;

· наличие сопроводительной документации на ДЭВ и технологической документации на информационную систему, в которой эти документы возникли и существуют;

· сроки хранения, установленные для аналогичных документов на бумажных носителях.