Экспертиза ценности документов

Нина Капмоле,
старший научный сотрудник отдела документоведения БелНИИДАД

Экспертиза ценности документов — это определение исторической, научной, социальной, экономической, политической, культурной и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение.

Принципы и критерии экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов историзма, комплексности и всесторонности.

Принцип историзма предполагает оценку содержания документов исходя из исторической обстановки, в которой действовала организация, в деятельности которой образовались документы (организация — фондообразователь).

Принцип комплексности предполагает оценку документов с учетом их места и значения в составе сложившегося комплекса документов (фонда) в организации — фондообразователе, а также их взаимосвязи с документами других фондов.

Принцип всесторонности предполагает оценку документов с точки зрения отражения ими различных сторон материальной и духовной жизни человека и общества.

Экспертиза ценности документов проводится путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К критериям происхождения относятся:

· роль и место организации в системе государственного управления и (или) функционирования конкретной отрасли (системы), значимость выполняемых ею функций;

· роль и значение гражданина в государственной деятельности, в развитии науки, культуры и в других областях общественной жизни;

· время и место образования документа.

К критериям содержания относятся:

· значимость события, отраженного в документе;

· значение информации, содержащейся в документе;

· повторяемость информации документа в других документах;

· вид и разновидность документа.

К критериям внешних особенностей документа относятся:

· подлинность документа;

· юридическая достоверность документа (наличие подписей, дат, печатей);

· наличие резолюций, помет;

· особенности передачи текста документа;

· особенности материальной основы документа;

· особенности физического состояния документа.