Азбука делопроизводства и архивного дела

Ольга Моисеенко,
научный редактор журнала

Л — лист архивного фонда, личное дело, документ личного происхождения, личный документ, документы по личному составу.

М — машинописный документ, метаданные, место издания или составления документа.

Лист архивного фонда — учетный документ, содержащий сведения о названии, месте хранения, составе и объеме документов архивного фонда в динамике и предназначенный для учета архивных документов в архиве.

Личное дело — совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания (принятия) распорядительного документа (приказа, распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Личный документ — официальный документ, удостоверяющий личность человека и (или) его права, обязанности, служебное или общественное положение, который может содержать другие сведения биографического характера.

Документы по личному составу — документы, создаваемые при приеме на работу, переводе (перемещении) увольнении работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, присвоенных квалификации, разряде, звании, иные документы, которые могут быть использованы для подтверждения периода работы и (или) учебы, занимаемой должности (профессии), а также в иных целях, связанных с обеспечением прав и законных интересов граждан.

Машинописный документ — письменный документ, созданный посредством нанесения знаков письма техническими средствами.

Метаданные — данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление документами в течение времени. В качестве метаданных могут выступать совокупность реквизитов, закрепленных в формуляре документа, а также информационно-поисковых системах, содержащих сведения о документах (например, дату, регистрационный индекс, место издания или составления документа и т.д.).

Место издания или составления документа — реквизит, оформляемый на общем бланке документа и позволяющий локализовать данный документ. Располагается ниже реквизитов «Дата» и «Регистрационный индекс».