Экспертиза ценности документов в делопроизводстве

Наталия Кондакова

Необходимость проведения экспертизы объясняется неравноценностью документов как источников информации. Есть такие, информация которых теряет свое значение почти сразу после их создания. Или такие, которые содержат информацию, необходимую для решения конкретного вопроса или принятия оперативного решения. В то же время информация, содержащаяся в других документах, может сохранять актуальность на протяжении нескольких лет, в том числе в течение длительного (или постоянного) срока. Эта информация может быть использована не только для обеспечения оперативной деятельности организации, но и для каких-либо целей в будущем.

Таким образом, если отпала необходимость в информации, то теряют значение и первичные источники информации — документы, которые могут быть уничтожены. Именно различная ценность, то есть значение информации, заключенной в документах, определяет необходимость и продолжительность хранения документов.

Задача экспертизы ценности заключается в том, чтобы установить ценность документов на основании содержащейся в них информации, а также определить сроки хранения документов в зависимости от их ценности.

Работы по экспертизе ценности в организации начинаются на стадии текущей работы с документами:

· при разработке номенклатуры дел, когда формулируются заголовки дел (описывается состав и содержание документов дела в его заголовке), устанавливаются сроки хранения дел;

· при регистрации поступающих в организацию документов (при проставлении на документе индекса определяется принадлежность его к конкретному делу с обозначенным на обложке дела сроком хранения);

· при направлении документа в дело (исполнитель, изучив вопрос, рассматриваемый в документе, может более квалифицированно определить принадлежность документа к тому или иному делу).

Основным документом, устанавливающим сроки хранения документов в организации, является номенклатура дел. Одновременно с формулированием заголовка дела выполняются работы по определению срока хранения документов данного дела. Срок хранения каждого дела, включенного в номенклатуру дел организации, определяется на основании перечня документов с указанием сроков хранения.

Перечни документов могут быть типовыми или ведомственными. Типовые перечни устанавливают сроки хранения документов, наиболее характерных для большинства организаций. Они включают документы, образующиеся при документировании общих для всех управленческих функций (руководство, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование и т.п.) независимо от места организации в системе управления, видов деятельности и формы собственности. Вместе с тем типовые перечни не могут охватить всю специфическую документацию различных отраслей, поэтому на базе типовых перечней министерствами и иными центральными органами управления разрабатываются ведомственные перечни. При определении сроков хранения документов организации, прежде всего, пользуются ведомственным перечнем, а при его отсутствии — типовыми перечнями. В настоящее время в Республике Беларусь применяется Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140.

Таким образом, перечень документов — это своего рода справочник, в котором перечислены наименования категорий документов, образующихся в деятельности учреждений, организаций, предприятий, и установлены сроки их хранения. Номенклатура дел в свою очередь отражает лишь тот объем документов, который создается в течение определенного года в делопроизводстве организации.