Оформляем документы грамотно

Наталия Кондакова

Что представляет собой отметка о контроле? Является ли ее размещение на документе обязательным?

Реквизит «Отметка о контроле» представляет собой отметку, свидетельствующую о том, что ход исполнения данного документа контролируется. Реквизит носит вспомогательный информационный характер и его размещение на документе не является обязательным.

Как оформляется реквизит «Отметка о контроле» на документе?

В соответствии с п. 55 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, отметка о контроле располагается на левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначается буквой «К» или словом «Контроль» и может быть дополнена установленной (при постановке документа на контроль) датой исполнения документа.

Отметка о контроле может проставляться от руки цветным карандашом или чернилами красного цвета либо с помощью штемпеля.

В чем отличие реквизита «Отметка о наличии приложения» и реквизита «Гриф приложения»?

Связь между основным документом и приложением к нему оформляется с использованием реквизитов «Отметка о наличии приложения» и «Гриф приложения». Реквизит «Отметка о наличии приложения» оформляется на основном документе, имеющем приложения, «Гриф приложения» — на самих приложениях.

Как оформляется реквизит «Отметка о наличии приложения» на документе?

Данный реквизит включает в себя слово «Приложение» и сведения о прилагаемых документах — количестве листов и экземпляров приложений.

Пунктом 56 Инструкции по делопроизводству установлено, что отметка о наличии приложения располагается ниже текста документа перед реквизитом «Подпись». Слово «Приложение» употребляется в единственном числе (независимо от количества приложений к документу), печатается с прописной буквы от границы левого поля, после него ставится двоеточие. Слова «листы» и «экземпляры» сокращаются до «л.» и «экз.» соответственно.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их названия приводятся с указанием количества листов и экземпляров каждого приложения. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами.

Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то в отметке о наличии приложения указывается общее количество листов приложений.

Каким образом в отметке о наличии приложения указывается количество листов приложений, если приложения сброшюрованы.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Указывается только количество экземпляров одним из двух способов, описанных выше, в зависимости от того, указано название приложения или нет.