Поиск документов в системе электронного документооборота

Андрей Сукач

Одним из существенных преимуществ систем электронного документооборота являются широкие возможности автоматизации и упрощения поиска документов, позволяющие оперативно находить как сами документы, так и связанную с ними информацию. По мере использования СЭД объемы хранимых в ней документов и иной информации растут, причем, в некоторых организациях — в геометрической прогрессии. С учетом этого большое значение приобретают продуманные инструменты поиска документов в СЭД. Наиболее частым традиционным инструментом поиска документов в «бумажном» делопроизводстве являются различные регистрационно-контрольные формы (журналы, картотеки). При работе с СЭД эти инструменты также используются, однако в электронном виде их возможности значительно шире.

В прошлом номере журнала на примере СЭД Directum мы рассмотрели функционал современной СЭД, используемый при регистрации документов. Создаваемые в процессе такой регистрации документов сведения составляют основной информационный массив, по которому чаще всего в делопроизводстве осуществляется поиск документов. Поиск документов с использованием регистрационно-контрольных форм позволяет за считанные секунды найти нужный документ в Directum по одному или нескольким реквизитам или иным поисковым признакам.

Электронные регистрационно-контрольные карточки, заполняемые при регистрации документов, представляют собой набор записей в базе данных. Соответственно совокупность регистрационно-контрольных карточек можно представить как в виде набора отдельных карточек, так и в табличной форме — в виде электронного регистрационного журнала.

Directum позволяет осуществлять поиск:

1. в электронных регистрационных журналах путем сортировки записей по соответствующей колонке (по возрастанию или убыванию значений);

2. путем установки фильтров в списке регистрационных записей. Данный способ позволяет сделать выборку зарегистрированных документов по одному или нескольким реквизитам регистрационно-контрольной карточки;

3. зарегистрированных документов путем группировки регистрационных записей по одному или нескольким реквизитам;

4. зарегистрированных документов путем перебора всех значений определенного реквизита (то есть поиск по колонке электронного регистрационного журнала);

5. при необходимости осуществления более сложного поиска зарегистрированных документов по более широкому набору реквизитов Directum позволяет использовать для этого специальную поисковую форму.