Систематизация документов в пределах архивного фонда

Ольга Моисеенко,
научный редактор журнала

В предыдущем материале мы попытались ответить на вопросы «Что такое архивный фонд организации и чем он отличается от документального фонда?», а также рассмотрели основные критерии, по которым необходимо относить документы организации к тому или иному фонду при наличии в ней нескольких архивных фондов. В продолжение этой темы хотелось бы более подробно остановиться на систематизации документов внутри архивного фонда.

Наверняка вы сталкивались с такой ситуацией, когда возникала необходимость срочно найти, к примеру, приказ по основной деятельности, изданный руководителем несколько лет назад. И если документооборот организации невелик либо документы находятся в более-менее упорядоченном состоянии, есть вероятность того, что вам удастся отыскать приказ достаточно быстро.

Но представьте, когда организация с внушительным документооборотом, а вводная для поиска звучит следующим образом: «Это был приказ, изданный в 2009 или 2010 году и, скорее всего, весной». Даже если документы организации хранятся не «россыпью», а сформированы в дела, но при этом не внесены в учетные документы и бессистемно сложены на полки, поиск нужного приказа займет много времени и будет стоить немалых нервов. Вывод очевиден: для эффективного функционирования архива организации огромное значение имеет грамотная систематизация документов в пределах архивного фонда, которая включает в себя группировку и расположение дел внутри данного фонда.

Работа по систематизации дел начинается в делопроизводстве с составления номенклатуры дел организации, подготовки дел к передаче в архив и составления описей дел структурных подразделений. В архиве систематизация дел осуществляется при составлении и переработке сводных описей дел, а также при подготовке дел к передаче на хранение в государственный архив (в случаях, если организация является источником комплектования государственного архива). Схема систематизации дел архивного фонда может отражать структуру организации, ее функции, права, обязанности, состав документов фонда (виды и разновидности документов), важнейшие темы (вопросы), отраженные в документах.

В соответствии с п. 196 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 построение схемы систематизации и распределение дел внутри архивного фонда производится на основе следующих признаков:

· структурного (в соответствии с тем, какому структурному подразделению принадлежат дела);

· хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы);

· функционального (с учетом функций, направлений деятельности организации);

· номинального (по родам дел, видам и разновидностям документов).

В некоторых случаях (например, при систематизации объединенного архивного фонда) могут использоваться дополнительные признаки систематизации: тематический, корреспондентский, географический, авторский.

Хотелось бы отметить, что в практической деятельности редко используется систематизация архивных документов по одному признаку. Для работы с документами удобнее и целесообразнее систематизировать их по нескольким признакам. На основании требований, изложенных в Правилах работы архивов, можно выделить следующие комбинации признаков для систематизации архивных документов:

· хронологически-структурные или структурно-хронологические;

· хронологически-функциональные или функционально-хронологические;

· хронологически-структурно-функциональные или структурно-функционально-хронологические;

· хронологически-номинальные или номинально-хронологические.

· Рассмотри каждую из этих схем чуть подробнее.