Азбука делопроизводства и архивного дела

Ольга Моисеенко,
научный редактор журнала

Е — единый государственный регистр юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, единица хранения архивных документов, Единый квалификационный справочник должностей служащих.

Ж — жалоба, журнальная регистрационная форма.

З — заверенная копия официального документа, заголовок официального документа, заголовок дела.

И — изобразительный документ, индивидуальный срок исполнения документа, индекс дела, историко-архивная справка к архивному фонду, источник комплектования архива.

К — копия документа, контроль исполнения документа.

ЕГР — Единый государственный регистр юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Информацию из ЕГР об интересующем вас субъекте хозяйствования можно получить в облисполкомах, Брестском, Витебском, Гомельском, Гродненском, Минском, Могилевском горисполкомах, Национальном банке Республики Беларусь, Министерстве финансов Республики Беларусь, администрациях свободных экономических зон, администрации Китайско-Белорусского индустриального парка, а также в рамках делегированных полномочий — в районных (городских) исполнительных комитетах и администрациях районов в городах.

Единица хранения архивных документов — учетная и классификационная единица, представляющая собой обособленный документ, совокупность документов или объект документированной информации, имеющая самостоятельное значение. Чаще всего в архиве организации в качестве единицы хранения выступает дело (то есть совокупность документов).

ЕКСД — Единый квалификационный справочник должностей служащих. ЕКСД обязателен к применению во всех организациях, в которых трудовые отношения основаны на трудовом договоре (контракте) независимо от их организационно-правовой формы.

ЕКСД применяется в целях:

· определения наименований должностей служащих;

· определения трудовых функций служащих;

· установления дифференциации оплаты труда служащих;

· разработки должностных инструкций, регламентирующих правовое положение служащих в организации и определяющих задачи, функции, права, обязанности и ответственность по занимаемым ими должностям;

· организации обучения, повышения квалификации, переподготовки, подбора и расстановки кадров в соответствии со специальностью и квалификацией;

· аттестации служащих;

· аттестации специалистов на присвоение им квалификационных категорий; в других случаях, установленных законодательством Республики Беларусь.

Жалоба — требование о восстановлении прав, свобод и (или) законных интересов заявителя, нарушенных действием (бездействием) организаций, граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей.

В соответствии с п. 2 ст. 11 Закона Республики Беларусь от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц» жалобы могут быть поданы заявителями в течение трех лет со дня, когда они узнали или должны были узнать о нарушении их прав, свобод и (или) законных интересов. В случае если данный срок пропущен по уважительной причине (тяжелое заболевание, инвалидность, длительная командировка и др.), наличие которой подтверждено соответствующими документами, представленными заявителем, этот срок подлежит восстановлению по решению руководителя организации или индивидуального предпринимателя, и жалоба рассматривается в порядке, установленном Законом об обращениях граждан.

Журнальная регистрационная форма — учетная форма, оформленная в виде журнала (книги), в которой фиксируется факт создания, получения, отправки документов (журнал регистрации документов) либо факт свершения неких действий (например, журнал учета выдачи ключей, журнал учета рабочего времени и т.д.).

Регистрационные формы в обязательном порядке включаются в номенклатуру дел организации, в разделы тех структурных подразделений, в которых они заведены. Сроки хранения регистрационных форм необходимо определять по Перечню типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденному постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140.